Что такое система учёта
Системой учёта называют программу, в которой компания ведёт свою работу и получает из неё цифры. Сотрудник вносит заказ, приход товара или выполненную работу один раз. Дальше система сама считает остатки, долги, зарплату по выработке и выручку и показывает их тем, кому они нужны.
Руководитель задаёт одни и те же вопросы каждый день. Сколько заказов в работе и какие опаздывают. Что лежит на складе и что пора заказать. Кто из клиентов должен денег. Сколько заработали за месяц и на чём. Система учёта отвечает на них без звонков и сводных таблиц.
Своя система учёта делается под порядок работы конкретной компании. В ней ваши названия, ваши этапы заказа и ваши формулы расчёта. Сотрудникам не приходится переводить свою работу на язык чужой программы.
Что можно учитывать
Состав системы зависит от компании, но разделы повторяются. Чаще всего мы делаем такие:
| Раздел | Что в нём ведут | Что получает руководитель |
|---|---|---|
| Заказы | заявки, этапы, сроки, ответственные | какие заказы опаздывают и почему |
| Склад | приход, расход, перемещения, списание на заказ | остатки и что пора заказать |
| Работы и сотрудники | кто что сделал, смены, выработка | начисления и загрузку людей |
| Деньги | счета, оплаты, расходы, долги | кто должен и сколько осталось на счёте |
| Документы | счета, акты, накладные, УПД из данных заказа | документы без ручного набора |
| Отчёты | выручка, себестоимость, маржа по заказам | на чём компания зарабатывает |
Начинать со всего сразу не нужно. Обычно первая версия закрывает самое больное место: заказы или склад. Остальные разделы добавляются, когда сотрудники привыкнут к системе.
Учёт заказов
Заказ проходит этапы: заявка, расчёт, согласование, работа, отгрузка или сдача, оплата. На каждом этапе понятно, кто отвечает и до какого срока. Менеджер называет клиенту срок, который производство или бригада действительно выдержит.
Складской учёт
Приход, расход и перемещения между складами. Материалы списываются на конкретный заказ, поэтому видна настоящая себестоимость. Когда остаток падает ниже порога, система напоминает о закупке. Подробно о складе для работ и производства: «Программа для учёта материалов».
Учёт работ и сотрудников
Кто выполнил работу, сколько времени ушло, какие материалы потрачены. Начисления по выработке считаются сразу и видны сотруднику. Для выездных сотрудников эти данные приходят с телефона: «Учёт работы мастеров».
Деньги и документы
Счёт выставляется из заказа, оплата из банковской выписки относится к нему сама. Акты и накладные собираются из тех же данных. Бухгалтерия получает документы в 1С и не переносит их вручную.
Когда своя система нужнее готовой
Готовые программы учёта хорошо работают, пока ваш порядок совпадает с их порядком. Сложности начинаются, когда приходится подстраиваться под программу: вести часть учёта в таблице рядом, переносить данные руками, объяснять новым сотрудникам обходные пути.
Своя система окупается в нескольких случаях:
- цена или себестоимость считаются по вашим формулам;
- у заказа есть этапы, которых нет в готовых программах;
- данные нужно связать между продажами, складом, производством и выездными сотрудниками;
- сотрудники работают с телефона, в том числе в местах без связи;
- нужна связь с 1С, сайтом, банком или маркетплейсами без ручного переноса.
Если сейчас всё держится на Excel, начните со статьи «Чем заменить Excel для учёта». В ней разобрано, когда таблицы ещё справляются. Сравнение бесплатных, готовых и своих программ: «Бесплатная программа для учёта или своя».
Как проходит разработка
- Разговор. Вы рассказываете, как сейчас идёт работа и что мешает. Мы задаём вопросы и называем примерную цену. Если нужно, приезжаем на встречу в Екатеринбурге или в город области.
- Проект. Описываем разделы, поля и расчёты, рисуем основные экраны. Вы согласуете их до начала работы, поэтому в конце не будет сюрпризов.
- Разработка. Собираем программу и показываем её по частям. Правки появляются по ходу, пока их легко внести.
- Перенос данных. Загружаем клиентов, товары, остатки и историю из ваших таблиц и старых программ.
- Запуск и обучение. Показываем сотрудникам, как работать, и пишем короткие инструкции под каждую должность.
- Поддержка. Отвечаем на вопросы, исправляем замечания и дорабатываем систему, когда меняется работа компании.
Первую версию обычно запускаем в течение месяца. Срок зависит от числа разделов и связей с другими программами. Наш девиз: срочно, качественно и быстро.
Кому нужна своя система учёта: примеры по отраслям
Система учёта выглядит по-разному в каждой отрасли, потому что везде свой главный объект учёта. У производства это заказ, который проходит участки. У выездной службы это наряд мастера. У торговли это товар и его остаток.
| Отрасль | Главный объект учёта | Что считает система |
|---|---|---|
| Производство | заказ и его участки | загрузку цеха, материалы на заказ, себестоимость |
| Выездная служба | наряд мастера | выезды, работы по прайсу, заработок мастеров |
| Торговля и склад | товар | остатки, закупки, продажи, маржу |
| Сервисный центр | ремонт | сроки ремонта, запчасти, гарантии |
| Бетонный завод | рейс миксера | отгрузку, качество партии, простой, долги клиентов |
| Строительство и монтаж | объект | работы, материалы и деньги по каждому объекту |
По каждой отрасли у нас есть подробные статьи: «CRM для производства», «Программа для сервисного центра», «CRM для строительной компании», «Программа для обслуживания оборудования». Если система должна вести всю компанию целиком, от продаж до бухгалтерии, посмотрите статью «Разработка ERP-системы».
Права доступа и сохранность данных
В системе учёта у каждой должности свои права. Менеджер видит своих клиентов и заказы, кладовщик видит склад, бухгалтер видит деньги, руководитель видит всё. Сотрудник не может случайно удалить чужой заказ или посмотреть то, что ему не нужно по работе.
Каждое изменение записывается в историю: кто, когда и что поменял. Если остаток на складе вдруг не сходится, по истории видно, какая операция его изменила. Данные хранятся на сервере в России или на сервере вашей компании, резервные копии делаются регулярно.
Связь с 1С и другими программами
Бухгалтерия обычно остаётся в 1С, и это правильно: там отчётность и налоги. Система учёта забирает на себя оперативную работу и обменивается с 1С данными. Счета, оплаты, остатки и документы попадают туда сами.
Кроме 1С систему связывают с сайтом (заявки и заказы), банком (выписки и оплаты), маркетплейсами (заказы и остатки), телефонией и мессенджерами. Каждая связь убирает ручной перенос данных и ошибки, которые при нём появляются. Как устроен обмен с 1С на примере сайта: «Интеграция 1С с сайтом».
Пример: учёт на бетонном заводе
Control Concrete, наша программа для бетонного завода, показывает, как выглядит система учёта под одну отрасль. Заявка на бетон превращается в рейсы миксеров на шкале времени. Диспетчер видит, какой миксер свободен, какой в пути, а какой в ремонте, и переносит рейс перетаскиванием.
Лаборант вводит фактические дозы по рецепту. Если отклонение выходит за допуск, замес сохраняется только с причиной. Водитель отмечает этапы рейса крупными кнопками на телефоне, получатель расписывается пальцем на экране. Счёт и УПД собираются по факту выгрузки: смесь, доставка, насос, простой. Выписка банка разносится по партиям клиента, долг и стоп-лист пересчитываются сразу.
Руководитель видит на одном экране отгрузку, рейсы, простой и выручку со сравнением со вчерашним днём. Внизу то, что требует решения, со ссылкой на партию. На скриншоте вверху страницы экран диспетчера с примерными данными. Подробнее о программе: «Control Concrete».
Сколько стоит разработка системы учёта
Разработка стоит от 15 000 ₽. Если задача небольшая, сделаем дешевле. На цену влияют три вещи:
- сколько разделов в системе и сколько должностей с разными правами;
- насколько сложные расчёты: формулы цены, себестоимости, начислений;
- с какими программами нужна связь: 1С, сайт, банк, маркетплейсы.
Работа в браузере, на iPhone и Android, дизайн и обучение сотрудников входят в цену. Примерную стоимость своей задачи можно посчитать в калькуляторе, точную назовём после разговора. Для небольших компаний есть поддержка малого бизнеса: скидка 70% на 5 лет, условия обсуждаем с каждой компанией.
Ошибки при заказе системы учёта
- Пытаться сделать всё сразу. Большая система долго запускается, и сотрудники устают от неё до первой пользы. Лучше начать с одного раздела.
- Переносить бумажный порядок один в один. Если раньше заказ переписывали в три журнала, в программе его вносят один раз.
- Забыть про сотрудников в дороге. Если мастер или водитель отмечает работу на бумаге, кто-то вечером переносит её в систему, и данные опаздывают на день.
- Не договориться о поддержке. Компания меняется, и система должна меняться вместе с ней. Узнайте заранее, кто и как быстро будет её дорабатывать.
Что происходит после запуска
Первые две недели после запуска сотрудники задают больше всего вопросов. Мы отвечаем на них, исправляем замечания и уточняем экраны там, где люди путаются. Обычно к концу первого месяца система становится привычной, и таблицы рядом с ней больше не нужны.
Дальше система растёт вместе с компанией. Добавляются новые разделы, отчёты и связи. Мы делаем полную поддержку: доработки, изменения, инструкции для новых сотрудников. Подробнее о том, что входит в сопровождение: «Сопровождение программного обеспечения».
Что подготовить к первому разговору
Список того, что вы сейчас учитываете и где это лежит: какие таблицы, какие программы, какие бумаги. Примеры документов, которые нужно печатать. Две-три ситуации, на которых учёт сейчас ломается. С этим мы за один разговор поймём задачу и назовём срок и цену.