Когда Excel перестаёт справляться
Таблица хороша на старте: открыл, завёл столбцы, считаешь. Проблемы начинаются, когда растут заказы и людей становится больше. Признаки, что учёт перерос Excel:
- В файле работают несколько человек. Правки затирают друг друга, а копии файла расходятся по почте и мессенджерам.
- Данные вносят задним числом. Менеджер или мастер рассказывает, что было, и кто-то переписывает это в таблицу вечером.
- Формулы ломаются. Кто-то вставил строку не туда или стёр ячейку, и итог за месяц стал неверным.
- Нет прав доступа. Файл видят целиком: и цены закупки, и зарплаты, и базу клиентов.
- Сводку собирают вручную. Чтобы ответить руководителю, сколько заработали за месяц, кто-то полдня сводит листы.
- Нет истории. Непонятно, кто и когда поменял сумму или удалил строку.
Если совпадают два-три пункта, таблица уже стоит компании больше, чем кажется: время сотрудников, ошибки в расчётах, потерянные заказы.
Чем заменить Excel
Готовая программа учёта
Подходит, если ваш учёт типовой: магазин, небольшой склад, запись клиентов. Запускается быстро, но работать придётся по её правилам. Где заканчиваются бесплатные варианты: «Бесплатная программа для учёта или своя».
CRM
Если в таблице в основном клиенты, сделки и звонки, вам нужна CRM. Чем CRM отличается от учётной программы, объясняем в статье «Что такое CRM-система простыми словами».
Своя система учёта
Нужна, когда правила особые: свои формулы расчёта, наряды и акты, материалы на объектах, связь с 1С и сайтом. Программа повторяет то, как вы уже работаете.
Что будет по-другому после перехода
- каждый сотрудник видит только свои разделы;
- данные вносят сразу, с компьютера или телефона;
- программа проверяет данные: не даст сохранить заказ без клиента или сумму без оплаты;
- история правок: кто, когда и что поменял;
- документы, счета и акты формируются из данных учёта;
- отчёты для руководителя считаются сами, их можно выгрузить в Excel.
Как перейти без потери данных
- Разбираемся в таблицах. Смотрим, какие листы и столбцы у вас есть, что в них считается и кто с ними работает.
- Проектируем разделы. Описываем простым языком, как учёт будет устроен в программе, показываем прототип экранов.
- Разрабатываем и проверяем. Промежуточные версии проверяем на ваших настоящих данных.
- Переносим данные и обучаем. Данные из таблиц переезжают в программу, сотрудники учатся на своих же заказах.
Такую систему мы запускаем в течение месяца, цена от 15 000 ₽. Работать она будет на вашем сервере или на нашем в России.
Наряды без таблиц у «Труба-Дело»
У «Труба-Дело» наряды, акты, материалы и выработку мастеров считает программа Control Brigade. Акты уходят в 1С автоматически, без ручного переноса. Как устроен такой учёт: «Учёт работы мастеров».