Короткий ответ
Бесплатная программа для учёта подходит, пока учёт простой: один-два человека, понятный список товаров или заказов, ничего не нужно связывать с другими программами. Готовая платная программа подходит, когда ваш порядок работы совпадает с тем, как она устроена. Своя программа нужна, когда приходится подстраиваться под чужую логику, вести часть учёта в таблице рядом и переносить данные руками.
Дальше разберём, где у каждого варианта границы, и как выбрать программу для учёта без лишних трат.
Три варианта: бесплатная, готовая, своя
| Бесплатная | Готовая платная | Своя | |
|---|---|---|---|
| Цена | 0 ₽, иногда до первого ограничения | подписка, цена растёт с числом пользователей | разработка от 15 000 ₽ и абонентская плата |
| Начать работу | сразу | за день-неделю | первая версия до месяца |
| Под ваш порядок | нет, вы под неё | частично, через настройки | полностью |
| Связь с 1С, сайтом, банком | обычно нет | часть связей, иногда за доплату | любые нужные |
| Где данные | на сервере сервиса | на сервере сервиса | в России или на вашем сервере |
| Доработки | нет | только то, что сделает разработчик для всех | под вас, в большинстве случаев без доплаты |
| Поддержка | форум или нет | общая служба поддержки | ваши программисты |
Ни один вариант не лучше остальных для всех. Выбор зависит от того, где вы сейчас и куда растёте.
Когда хватит бесплатной программы
Бесплатная программа или таблица честно работает в нескольких случаях:
- вы только начинаете, и порядок работы ещё меняется каждую неделю;
- учёт ведёт один-два человека;
- товаров или заказов немного, и их легко проверить глазами;
- не нужно связывать учёт с 1С, сайтом, банком или маркетплейсами;
- если данные пропадут, это неприятно, но не страшно.
В этом случае тратить деньги на программу рано. Лучше за пару месяцев понять, что именно вы учитываете и где теряется время. Эти заметки потом пригодятся при выборе. Когда таблицы ещё справляются и когда уже нет: «Чем заменить Excel для учёта».
Где ограничения бесплатных программ
Бесплатные версии почти всегда ограничены. Ограничения разные, но повторяются:
- Число пользователей. Бесплатно работают один-три человека, остальным нужен платный тариф.
- Функции. Нет нужных полей, этапов, расчётов, печатных форм или отчётов.
- Связи. Нет обмена с 1С, сайтом и банком, данные приходится переносить руками.
- Данные. Хранятся на сервере сервиса, выгрузить их целиком бывает сложно.
- Поддержка. Отвечают не сразу или не отвечают вовсе.
- Будущее. Бесплатный тариф могут урезать или закрыть, и переезжать придётся в спешке.
Отдельно о скачиваемых бесплатных программах. Ставьте их только с официального сайта разработчика и проверяйте, кто их обновляет. Программа без обновлений со временем перестаёт работать с новыми версиями системы и становится риском для данных.
Когда нужна своя программа
Своя программа окупается, когда учёт становится частью работы, а не отчётом в конце месяца. Признаки:
- цена или себестоимость считаются по вашим формулам;
- у заказа есть этапы, которых нет в готовых программах;
- учёт нужно связать между продажами, складом, производством и выездными сотрудниками;
- сотрудники работают с телефона, в том числе без связи;
- нужна связь с 1С, сайтом, банком или маркетплейсами;
- на подстройку под готовую программу уходит больше времени, чем на саму работу.
Своя программа делается под ваш порядок работы, данные хранятся на сервере в России или на вашем, а доработки делают наши программисты в Екатеринбурге. Как это проходит: «Разработка системы учёта».
Готовая программа из нашего каталога
Между готовой чужой и своей с нуля есть третий путь. Мы берём готовую программу из нашего каталога и бесплатно настраиваем её под вас. Например, Control Brigade для выездных служб: диспетчерская, приложение мастера, документы. Адаптация 0 ₽, дальше только абонентская плата, в среднем 15 000 ₽ в месяц. Обучение и доработки в большинстве случаев без доплаты.
Так получается быстрее своей разработки и ближе к вашему порядку, чем чужая программа. Все программы каталога: «Каталог».
Бесплатные программы по видам учёта
Бесплатные варианты есть почти для любого учёта, но закрывают они разное.
| Что учитываете | Что обычно даёт бесплатный вариант | Где он заканчивается |
|---|---|---|
| Товары и склад | список товаров, приход и расход | несколько складов, списание на заказ, связь с маркетплейсами |
| Клиенты | карточки и контакты | сделки по этапам, напоминания, счета и оплаты |
| Заявки | список со статусами | назначение исполнителей, работа с телефона, акты |
| Деньги | доходы и расходы | разнесение выписки банка, долги клиентов, отчёты по заказам |
| Работа сотрудников | список задач | выработка, начисления, фото и подписи с объекта |
Если ваш учёт целиком помещается в левый столбец, бесплатной программы хватит. Если нужен правый, смотрите в сторону готовой или своей. Отдельно по видам: «Программа для учёта клиентов», «Программа для учёта материалов», «Система учёта заявок».
Во что на самом деле обходится бесплатная программа
У бесплатной программы нет счёта, но есть цена: время сотрудников. Посчитать её просто. Сколько минут в день каждый сотрудник тратит на перенос данных между программой, таблицами и 1С. Умножьте на число сотрудников, рабочих дней и стоимость часа их работы. Добавьте ошибки: забытые заявки, неверные остатки, неотправленные счета.
Если получилась сумма больше абонентской платы за подходящую программу, бесплатная программа обходится дороже платной. Если меньше, оставайтесь на бесплатной и возвращайтесь к расчёту, когда компания вырастет.
Как переехать на новую программу без потерь
- Выгрузите из старой программы и таблиц всё: клиентов, товары, остатки, историю заказов.
- Выберите день переезда в начале месяца или после инвентаризации, чтобы остатки сошлись.
- Перенесите данные и проверьте несколько клиентов и товаров вручную.
- Неделю ведите старую и новую программы параллельно, потом закройте старую.
При разработке своей программы перенос данных мы делаем сами. Сотрудники начинают работу с заполненной базой.
Программа для учёта для ИП и небольшой компании
Индивидуальный предприниматель или компания на пять-десять человек обычно начинают с таблиц и бесплатных программ, и это правильно. Пока владелец сам видит все заказы и деньги, отдельная система почти ничего не добавляет.
Переходить на настоящую программу пора, когда владелец перестаёт держать всё в голове. Появляется второй менеджер, второй склад, выездные сотрудники, постоянные клиенты с долгами. Тогда учёт в таблицах начинает отнимать вечера, а ошибки обходятся дороже программы.
Для таких компаний мы сделали поддержку малого бизнеса. Программа делается под ваш порядок работы, а все цены на 70% ниже обычных и закреплены на 5 лет. Абонентская плата в этом случае 4 500–6 000 ₽ в месяц, интеграция от 3 000 ₽. Как начать без больших вложений: «CRM для малого бизнеса» и «Как автоматизировать бизнес».
Сколько стоит своя программа для учёта
Разработка своей программы стоит от 15 000 ₽, если задача небольшая, сделаем дешевле. Дальше абонентская плата за сервер, поддержку и доработки. Примерные суммы по нашим ставкам:
| Что | Сумма |
|---|---|
| Абонентская плата | 15 000–20 000 ₽ в месяц |
| Интеграция, разово | 10 000–50 000 ₽ |
| Каждая связь: 1С, банк, сайт, маркетплейсы | +5 000 ₽ к интеграции |
| Работа в браузере, на iPhone и Android, дизайн | входит |
Это ориентир, точную цену называем после разговора. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Для малого бизнеса есть поддержка малого бизнеса: скидка 70% на всё, цена закреплена на 5 лет. Абонентская плата тогда 4 500–6 000 ₽ в месяц. Условия участия обсуждаем с каждой компанией.
Как выбрать программу для учёта
- Запишите свой обычный день: как приходит заказ, что с ним происходит, где нужны цифры. Это и есть требования к программе.
- Отметьте, что нужно связать: 1С, сайт, банк, маркетплейсы, телефоны сотрудников.
- Посчитайте пользователей сейчас и через год. От этого зависит цена готовых программ.
- Проверьте программу на своём примере: проведите в ней один настоящий заказ от начала до конца.
- Спросите, где хранятся данные и как их выгрузить целиком.
- Узнайте, кто будет дорабатывать программу и как быстро.
Если после этого готовая программа подходит, берите её. Если на шагах 1, 2 или 4 появляется таблица рядом, нужна своя или адаптированная. Похожий выбор для CRM разобран в статье «Как выбрать CRM».
Частые ошибки при выборе
- Выбирать по списку функций. Длинный список не значит, что программа ведёт ваш обычный день.
- Не считать время сотрудников. Бесплатная программа, ради которой менеджер час в день переносит данные, стоит дороже платной.
- Забывать про переезд. Чем дольше вы в неподходящей программе, тем больше данных переносить потом.
- Ждать идеального момента. Первая версия своей программы закрывает главное, остальное добавляется по ходу.
Расскажите, что вы сейчас учитываете и где это лежит. Мы честно скажем, хватит ли вам бесплатной или готовой программы, а если нужна своя, назовём срок и цену.