Что значит автоматизация учёта
Автоматизация учёта означает, что данные о работе предприятия вносятся один раз и дальше считаются сами. Менеджер оформил заказ, и склад видит, что собирать, цех видит, что делать, бухгалтерия видит, что выставлять. Остатки, себестоимость, долги и выручка получаются из этих данных без ручной сводки.
Без автоматизации тот же заказ переписывают несколько раз: в таблицу менеджера, в журнал цеха, в 1С. Каждый перенос занимает время и даёт ошибки. А цифры для руководителя кто-то собирает вручную к концу месяца.
Автоматизация учёта не обязательно означает одну большую программу. Чаще это несколько связанных частей: учёт заказов, склад, приложение для сотрудников и 1С для бухгалтерии. Главное, чтобы данные ходили между ними сами.
С чего начать автоматизацию учёта
Начинать стоит с одного участка, где ручной учёт мешает больше всего. Обычно его видно сразу: там больше всего ошибок, споров и вечерней работы.
- Выпишите, какие данные вы учитываете: заказы, товары, материалы, работы, деньги, документы.
- Для каждого вида данных отметьте, кто вносит, где хранит и куда переносит.
- Найдите места, где данные переписывают руками или вносят дважды. Это первые кандидаты.
- Выберите один участок, где польза будет видна быстрее всего.
- Запустите автоматизацию на нём, дайте сотрудникам привыкнуть и только потом переходите к следующему.
Такой порядок даёт пользу в первый месяц и не перегружает людей. Если начать со всего сразу, запуск растянется, а сотрудники устанут от изменений до того, как увидят результат.
Что автоматизировать в первую очередь
| Участок | Признак, что пора | Что даёт автоматизация |
|---|---|---|
| Заказы | заказы теряются, срок узнают звонком в цех | все заказы и этапы в одном месте |
| Склад | остатки не сходятся, материал заканчивается внезапно | остатки сразу, напоминание о закупке |
| Производство | неясно, где заказ и когда будет готов | статусы по участкам, загрузка цеха |
| Выездные работы | наряды на бумаге, отчёты фотографиями в мессенджер | приложение мастера, акты из наряда |
| Деньги | долги клиентов видны только в 1С и в конце месяца | оплаты и долги рядом с заказом |
| Документы | счета и акты набирают вручную | документы собираются из данных заказа |
Если сомневаетесь, с чего начать, начните с заказов. Заказ проходит через все участки, и когда он ведётся в программе, остальные участки подключать проще.
Готовая программа или своя
Готовые программы учёта хорошо работают, пока порядок предприятия совпадает с их порядком. Своя программа нужна, когда на подстройку под готовую уходит больше сил, чем на работу.
- Готовая программа подходит, если учёт типовой: магазин, небольшой склад, простые услуги.
- Своя нужна, если цена или себестоимость считаются по вашим формулам, у заказа свои этапы, а данные нужно связать между продажами, складом, производством и выездными сотрудниками.
- Готовая программа из нашего каталога, которую мы бесплатно настраиваем под вас, подходит выездным службам и бетонным заводам: основа уже работает, а ваше добавляем.
Подробное сравнение: «Бесплатная программа для учёта или своя». Как проходит разработка своей: «Разработка системы учёта».
Автоматизация учёта и 1С
Бухгалтерию на большинстве предприятий ведут в 1С, и уходить оттуда не нужно. 1С хорошо справляется с отчётностью и налогами. Оперативный учёт, то есть заказы, производство, выезды, склад по объектам, удобнее вести в системе, сделанной под вашу работу.
Новая система и 1С обмениваются данными сами. Счета, оплаты, остатки, акты и УПД попадают в 1С без ручного переноса. Бухгалтер продолжает работать в привычной программе, а остальные сотрудники в той, что удобна им. Как устроен обмен: «Интеграция 1С с сайтом» и «CRM или 1С».
Доработку самой 1С, то есть конфигураций «Бухгалтерии», «Управления торговлей» и других, делают франчайзи 1С. Это отдельная работа, мы её не делаем.
Комплексная автоматизация учёта
Когда первый участок заработал, к нему добавляют следующие. Через несколько шагов получается комплексная автоматизация: продажи, склад, производство, выезды, деньги и документы связаны между собой.
Порядок шагов зависит от предприятия. Типичный путь такой:
- Заказы и клиенты.
- Склад и материалы на заказ.
- Производство или выездные работы.
- Деньги: оплаты, долги, разнесение выписки банка.
- Документы из данных заказа и обмен с 1С.
- Показатели для руководителя на одном экране.
Каждый шаг занимает недели, а не месяцы, и каждый даёт пользу сам по себе. Если система должна вести всю компанию целиком, это уже ERP: «Разработка ERP-системы».
Пример: учёт на бетонном заводе
На бетонном заводе главная единица учёта это рейс миксера. В нашей программе Control Concrete заявка на бетон раскладывается на рейсы, диспетчер видит шкалу времени, водитель отмечает этапы рейса на телефоне, лаборант вводит фактические дозы по рецепту.
Из этих данных программа сама собирает счёт и УПД по факту выгрузки, разносит выписку банка по партиям клиента и показывает директору потери: перерасход цемента, простой, возвраты. Ничего не переписывается из журнала в таблицу. Подробнее: «Control Concrete».
Как убедить сотрудников
Автоматизация ломается не в программе, а в людях. Сотрудник, которому новый учёт кажется лишней работой, продолжит вести тетрадь, а в программу внесёт задним числом.
- Покажите каждому, что станет проще именно в его работе: кладовщику не пересчитывать остатки, менеджеру не звонить в цех.
- Обучайте на своих примерах, а не на учебных данных.
- Неделю ведите старый и новый учёт параллельно, чтобы привыкнуть без риска.
- Уберите старый способ, когда новый заработал. Пока тетрадь лежит рядом, ей пользуются.
- Собирайте замечания в первые две недели и быстро исправляйте их. Это лучше любых уговоров.
Как понять, что автоматизация сработала
Через месяц после запуска участка стоит проверить несколько вещей:
- данные вносят в момент работы, а не вечером и не в конце недели;
- рядом с программой больше нет таблиц и тетрадей с теми же данными;
- остатки, сроки и долги в программе совпадают с жизнью;
- руководитель получает нужные цифры без ручной сводки;
- бухгалтерия не переносит данные в 1С вручную.
Если какой-то пункт не выполняется, это подсказка, что доработать. Чаще всего мешает неудобный экран или забытый случай, который сотрудники решают обходным путём.
Частые ошибки
- Автоматизировать беспорядок. Если порядок работы не договорён, программа закрепит хаос. Сначала договоритесь, как должно быть.
- Делать всё сразу. Большой запуск долго идёт и плохо принимается.
- Забыть про телефоны. Если часть данных появляется на объекте или в цехе, без приложения кто-то будет переносить их руками.
- Не связать с 1С. Тогда бухгалтер вносит те же данные второй раз.
- Не назначить ответственного. Нужен человек в компании, который собирает вопросы и замечания и решает спорные места.
Сколько стоит автоматизация учёта
Разработка своей системы учёта стоит от 15 000 ₽, если задача небольшая, сделаем дешевле. По нашим ставкам абонентская плата 15 000–20 000 ₽ в месяц, разовая интеграция 10 000–50 000 ₽, каждая связь с 1С, банком или сайтом добавляет 5 000 ₽. Работа в браузере и на телефоне, дизайн и обучение входят в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Для небольших предприятий действует поддержка малого бизнеса: скидка 70% на 5 лет. Мы работаем по Екатеринбургу и Свердловской области и приезжаем на встречу и запуск. Расскажите, где на вашем предприятии учёт мешает больше всего, и мы предложим, с чего начать.