Что считает программа для учёта товара
Торговля держится на трёх вопросах. Сколько товара есть и где. Что продаётся и что лежит. Сколько на этом заработали. Программа для учёта товара и продаж отвечает на все три, и отвечает сразу, а не в конце месяца.
Каждая закупка увеличивает остаток, каждая продажа уменьшает. Продажа хранит цену и закупочную стоимость товара, поэтому прибыль по каждой позиции видна сразу. Если товар заканчивается, программа напоминает о закупке до того, как полка опустеет.
Склад для производства и выездных работ устроен иначе: там важнее списание на заказ и материалы у бригад. Об этом отдельная статья: «Программа для складского учёта». Здесь речь о торговле.
Что должно быть в программе
| Функция | Что даёт |
|---|---|
| Каталог товаров | названия, артикулы, штрихкоды, цены, фото в одном месте |
| Приход и закупки | остаток растёт при приёмке, сохраняется закупочная цена |
| Продажи и возвраты | остаток уменьшается сразу, возврат возвращает товар |
| Остатки по точкам | сколько товара в каждом магазине и на складе |
| Перемещения | товар переходит между точками без потери |
| Цены и наценки | цены для розницы, опта, маркетплейсов |
| Минимальный остаток | напоминание, что пора заказать |
| Прибыль по товарам | что приносит деньги, а что занимает полку |
| Отчёты | продажи по дням, точкам, продавцам, категориям |
Остатки по точкам
Если магазинов несколько, у каждого свои остатки. Покупатель спрашивает товар, которого нет на полке, и продавец сразу видит, в какой точке он есть. Перемещение из одной точки в другую уменьшает остаток в одной и увеличивает в другой.
Цены и наценки
Цены задаются для разных каналов: розница, опт, маркетплейсы. Наценку можно считать от закупки по правилам: для одной категории одна, для другой другая. Поменяли закупочную цену, и программа подскажет, у каких товаров упала наценка.
Прибыль по товарам
Выручка показывает, сколько продали. Прибыль показывает, сколько заработали. Программа считает её по каждому проданному товару: цена продажи минус закупочная. Для маркетплейсов ещё минус комиссия, логистика и хранение. Так видно, какие товары приносят деньги, а какие только занимают полку и оборотные средства.
Каналы продаж: магазин, сайт, маркетплейсы
Современная торговля редко идёт через один канал. Магазин, сайт, маркетплейсы, оптовые клиенты продают один и тот же товар с одного склада. Если у каждого канала свой учёт, остатки расходятся, и товар продают дважды.
Программа собирает продажи из всех каналов в одном месте:
- продажа через кассу в магазине;
- заказ с сайта;
- заказы с маркетплейсов;
- оптовые заказы от постоянных клиентов.
Остаток общий, поэтому продажа в одном канале сразу видна в других. Как связать маркетплейсы: «Интеграция с маркетплейсами». Оптовым клиентам удобно дать кабинет со своими ценами: «Личный кабинет клиента на сайте».
Касса и 1С
Программу для учёта товара связывают с онлайн-кассой: продажа через кассу сразу уменьшает остаток. Бухгалтерию обычно ведут в 1С, и туда уходят продажи, закупки и документы без ручного переноса. Продавцам и менеджерам при этом не нужно работать в 1С, если им удобнее в своей программе.
Как устроен обмен с 1С: «Интеграция 1С с сайтом». Как связать продажи с клиентами и сделками для оптовой торговли: «CRM для продаж».
Закупки
Хорошая закупка начинается с цифр. Программа показывает, сколько товара продаётся в неделю, сколько осталось и на сколько дней хватит. Из этого получается список того, что пора заказать, и сколько.
Заказ поставщику оформляется в программе, а приёмка закрывает его: пришло столько, сколько заказали, или меньше. Если поставщик часто привозит не всё, это видно в отчёте.
Отчёты для владельца магазина
Владельцу торговли каждый день нужны несколько цифр:
- выручка и прибыль за день и с начала месяца;
- продажи по точкам и продавцам;
- товары, которые заканчиваются;
- товары, которые не продаются дольше месяца;
- деньги в товаре: на какую сумму лежит остаток.
Эти цифры выводятся на один экран и открываются с телефона. Какие показатели смотреть руководителю: «Показатели для руководителя».
Инвентаризация в магазине
Даже при хорошем учёте остатки со временем расходятся с полкой: пересорт, порча, кражи, ошибки на кассе. Поэтому товар регулярно пересчитывают. Программа показывает, сколько должно быть, сотрудник вносит, сколько есть, расхождения списываются с причиной.
Пересчитывать весь магазин за один день не обязательно. Можно считать по категориям: на этой неделе бытовая химия, на следующей продукты. Если по одной позиции расхождение повторяется, стоит разобраться, где она теряется.
Учёт товара для ИП и небольшого магазина
У небольшого магазина или ИП задача проще: одна точка, один-два продавца, касса. Здесь часто хватает готовой недорогой программы, связанной с кассой. Своя программа нужна, когда появляются вторая точка, сайт, маркетплейсы или опт, и учёт в разных местах начинает расходиться.
Для таких случаев действует наша поддержка малого бизнеса: программа под ваш порядок работы, все цены на 70% ниже обычных и закреплены на 5 лет. Абонентская плата тогда 4 500–6 000 ₽ в месяц.
Учёт по партиям и срокам годности
Для продуктов, лекарств, косметики и стройматериалов важны партии и сроки годности. Программа хранит, из какой партии товар и до какой даты его можно продать, и подсказывает продавать сначала то, что раньше заканчивается. Товар с истекающим сроком попадает в отдельный список, пока его ещё можно продать со скидкой.
Как выбрать программу для учёта товара
- Посчитайте точки продаж и склады.
- Выпишите каналы продаж: магазин, сайт, маркетплейсы, опт.
- Отметьте, что нужно связать: кассу, сайт, маркетплейсы, 1С, банк.
- Решите, как считать цены и наценки.
- Проверьте программу на одном дне работы: закупка, продажа в разных каналах, возврат, перемещение, отчёт.
Для небольшого магазина с одной точкой обычно хватает готовой недорогой программы. Своя нужна, когда каналов несколько, правила цен свои, а связи с кассой, сайтом и маркетплейсами должны работать без ручного переноса. Сравнение: «Бесплатная программа для учёта или своя».
Частые ошибки
- Вести остатки отдельно для каждого канала. Товар продаётся дважды, покупатель получает отказ.
- Считать прибыль по выручке. Без закупочной цены и комиссий кажется, что всё хорошо.
- Не учитывать возвраты. Вернувшийся товар не продаётся, потому что в учёте его нет.
- Закупать по ощущениям. Через полгода склад забит тем, что не продаётся.
- Переносить продажи в 1С вручную в конце месяца. Ошибки находятся, когда исправлять уже поздно.
Сколько стоит программа для учёта товара
Своя программа стоит от 15 000 ₽, если задача небольшая, дешевле. По нашим ставкам абонентская плата 15 000–20 000 ₽ в месяц, разовая интеграция 10 000–50 000 ₽, каждая связь с кассой, сайтом, маркетплейсом или 1С добавляет 5 000 ₽. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе. Для небольших магазинов действует поддержка малого бизнеса: скидка 70% на 5 лет.
Расскажите, где вы продаёте и сколько у вас точек. Мы предложим, как собрать учёт в одном месте, и назовём срок и цену.