Зачем учитывать заказы в программе
Пока заказов немного, их держат в тетради или таблице. Потом начинаются потери. Заказ принят по телефону и не записан. Срок пообещали, а производство о нём не знает. Клиент оплатил, но менеджер не видит. Клиент звонит третий раз узнать, где заказ, и никто не может ответить сразу.
Программа для учёта заказов собирает каждый заказ в одной карточке: что заказано, сколько стоит, на каком этапе, кто делает, когда будет готово, оплачено ли. Все видят одно и то же, и никто не переспрашивает.
Что должно быть в программе
| Функция | Что даёт |
|---|---|
| Приём из всех каналов | заказы с сайта, телефона, почты, мессенджеров в одном списке |
| Состав и расчёт | цена по вашим правилам, без калькулятора рядом |
| Статусы | видно, на каком этапе каждый заказ |
| Сроки | просроченные заказы подсвечиваются |
| Исполнители | понятно, кто отвечает за этап |
| Склад | заказ резервирует товар или материалы |
| Оплата | видно, оплачен ли заказ и сколько осталось |
| Документы | счёт, договор, накладная из данных заказа |
| Уведомления клиенту | статус приходит без звонка |
| Отчёты | заказы, выручка, сроки, загрузка |
Приём заказов
Заказ может прийти откуда угодно: сайт, звонок, почта, мессенджер, визит в офис. Каждый попадает в один список с источником. Заказы с сайта приходят сами, остальные менеджер заводит за минуту по шаблону. Клиент ищется по телефону, и его история сразу видна.
Как настроить, чтобы заказы с сайта приходили сами: «Заявки с сайта сразу в CRM».
Состав и расчёт цены
Если цена считается по формуле, она должна считаться в программе. Размеры, материалы, работы, наценки, срочность, доставка. Менеджер вносит параметры и получает цену и состав сразу, а правила одинаковые для всех менеджеров. Клиент получает коммерческое предложение из тех же данных.
Статусы и сроки
У заказа есть путь, например: принят, рассчитан, согласован, оплачен, в работе, готов, отгружен, закрыт. Статусы задаются под ваш порядок. У каждого этапа ответственный и срок. Если заказ стоит на этапе дольше обычного, он подсвечивается, и руководитель видит это до того, как позвонит клиент.
В нашей программе Control Concrete карточка заказа показывает путь по отметкам: заявка, замес, загрузка, выезд, прибытие, выгрузка, качество, паспорт, счёт, оплата. Что уже прошло, отмечено, что впереди, пунктиром. На скриншоте вверху страницы такая карточка с примерными данными. Для производства этапы идут по участкам цеха: «Программа для учёта производства».
Склад и материалы
Заказ резервирует товар или материалы на складе. Менеджер видит, есть ли нужное, и называет реальный срок. Если чего-то не хватает, создаётся заявка на закупку. Когда заказ выполнен, материалы списываются на него, и видна себестоимость. Подробнее: «Программа для складского учёта».
Оплата и документы
Счёт выставляется из заказа, оплата из банка относится к нему сама. Видно, оплачен ли заказ полностью, частично или не оплачен. Договор, накладная и акт собираются из данных заказа по шаблонам и уходят в 1С. Как связать с 1С: «CRM с интеграцией с 1С».
Клиент знает, где его заказ
Самый частый звонок от клиента: где мой заказ. Программа отвечает на него сама: при смене статуса клиент получает сообщение. Постоянным клиентам удобнее кабинет, где видны все их заказы, документы и долги. Подробнее: «Личный кабинет клиента на сайте».
Что видит руководитель
- заказы по статусам и просроченные;
- деньги в работе: заказы, которые оплачены, но не выполнены;
- выручку и средний чек за период;
- загрузку исполнителей;
- заказы по источникам.
Эти цифры выводятся на один экран: «Показатели для руководителя».
Учёт заказов и CRM
Программа для учёта заказов и CRM часто одна и та же система. CRM ведёт клиента и продажу до договора, а учёт заказов ведёт исполнение после. Если они разделены, менеджер не видит, что происходит с заказом после продажи. Поэтому мы обычно делаем их вместе: сделка превращается в заказ, и вся история в одной карточке. Подробнее: «CRM для продаж».
Срочные и повторные заказы
Срочный заказ помечается и поднимается в очереди всех, кто с ним работает. Если за срочность берётся доплата, она попадает в цену сама. Руководитель видит, сколько срочных заказов в работе и не мешают ли они остальным.
Постоянные клиенты часто заказывают одно и то же. Повторный заказ создаётся из прошлого в одно нажатие: менеджер меняет количество и дату, а состав, цены и реквизиты уже на месте. Если клиент заказывает регулярно, программа может напомнить менеджеру предложить заказ, когда подходит срок.
Как выбрать программу
- Опишите путь заказа от приёма до оплаты: этапы, кто отвечает, какие документы.
- Решите, как считается цена: прайс, формула, индивидуальный расчёт.
- Отметьте связи: склад, 1С, сайт, банк.
- Проверьте программу на одном настоящем заказе от начала до конца.
- Посмотрите, видит ли клиент статус без звонка.
Частые ошибки
- Принимать часть заказов на словах. Они теряются первыми.
- Считать цену в таблице рядом. Цены у менеджеров расходятся.
- Не задавать сроки этапов. Просрочка видна только клиенту.
- Вести заказы отдельно от оплат. Менеджер звонит бухгалтеру.
- Не сообщать клиенту статус. Он звонит сам.
Сколько стоит
Разработка программы для учёта заказов стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Цена зависит от расчёта цены, этапов, связи со складом, 1С и сайтом. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе. Для небольших компаний действует скидка 70% на 5 лет.
Расскажите, как сейчас принимаются и ведутся ваши заказы. Мы предложим, как собрать их в одной программе. Подробнее: «Разработка системы учёта».