Зачем связывать CRM и 1С
В большинстве компаний бухгалтерия работает в 1С, а продажи в CRM. Если программы не связаны, одни и те же данные вносят дважды. Менеджер выставил счёт в CRM, бухгалтер набирает его в 1С. Клиент оплатил, бухгалтер видит это в 1С, а менеджер звонит бухгалтеру, чтобы узнать. Реквизиты нового клиента переписывают из письма в обе программы.
Двойной ввод отнимает время и даёт ошибки: не тот ИНН, не та сумма, забытый счёт. Интеграция CRM с 1С убирает его: каждая программа делает своё, а данные между ними ходят сами.
Чем CRM отличается от 1С и почему обычно нужны обе: «CRM или 1С».
Что передаётся из CRM в 1С
| Данные | Зачем в 1С |
|---|---|
| Клиенты и реквизиты | бухгалтер не переписывает ИНН, КПП, адреса |
| Счета | счёт выставлен в CRM и сразу есть в учёте |
| Акты и УПД | закрывающие документы для отчётности |
| Договоры | основание для документов |
| Заказы | для склада и отгрузки, если склад в 1С |
Что передаётся из 1С в CRM
| Данные | Зачем в CRM |
|---|---|
| Оплаты | менеджер видит, оплатил ли клиент, в карточке сделки |
| Долги | перед новой отгрузкой видно, сколько клиент должен |
| Остатки и цены | менеджер обещает то, что есть на складе, по актуальной цене |
| Статусы документов | видно, подписан ли акт, проведён ли документ |
Какие данные и в какую сторону идут, зависит от того, где у вас что ведётся. Если склад в 1С, остатки идут оттуда. Если склад в CRM или отдельной системе учёта, остатки идут из неё в 1С.
Как устроен обмен
- Договариваемся, какие данные, в какую сторону, как часто и что делать при ошибке. Описываем это простым языком.
- Сопоставляем справочники: виды документов, номенклатуру, статьи, организации.
- Настраиваем обмен со стороны CRM и подключаем 1С стандартными способами.
- Проверяем на ваших данных: несколько клиентов, счетов, оплат.
- Включаем обмен и показываем, где видно его состояние.
Доработку самих конфигураций 1С, если она нужна, делают франчайзи 1С. Обычно для обмена её не требуется.
Как часто обмениваться
Разные данные требуют разной скорости. Оплаты нужны менеджеру быстро, чтобы отгрузить заказ, поэтому их удобно получать сразу или несколько раз в час. Счета и акты уходят в 1С по мере создания. Справочники, например номенклатура и цены, меняются реже, их можно обновлять раз в день.
Частота договаривается под вашу работу. Слишком частый обмен нагружает 1С, слишком редкий оставляет менеджера без свежих данных.
Что делать, когда обмен ломается
Обмен может остановиться: 1С обновили, сервер перезагрузили, справочник поменяли. Это должно быть видно сразу. На экране обмена показано, что ушло, что ждёт отправки и когда 1С последний раз выходила на связь. Ошибки приходят ответственному сообщением.
Данные при ошибке не теряются: они ждут в очереди и уходят, когда причина исправлена. Если 1С обновили и формат поменялся, это входит в поддержку: мы обновляем обмен. Подробнее: «Техническая поддержка программы».
Банк, CRM и 1С
Оплаты можно получать из 1С или прямо из банка. В нашей CRM выписка банка забирается автоматически, платежи относятся к счетам, а спорные ждут бухгалтера с подсказкой. Выписка выгружается файлом для 1С: Бухгалтерии, выписки других банков загружаются так же. Так оплата видна менеджеру сразу, а бухгалтерия получает те же данные в 1С. Подробнее: «Кейс CRM АДРИАН».
Пример: акты из нарядов в 1С
В нашей программе Control Brigade мастер закрывает наряд на объекте, и акт уходит в 1С автоматически. Бухгалтерия получает акты в тот же день, а не пачкой бумаги в конце недели. Если акт правят, документ переиздаётся, а в истории видно, кто и что поменял. Подробнее: «Электронный заказ-наряд».
CRM, 1С и сайт
Кроме CRM и 1С обычно есть сайт. Заявки с сайта уходят в CRM, заказы интернет-магазина в 1С или в систему учёта, остатки и цены обратно на сайт. Все три связи настраиваются вместе, чтобы данные не расходились. Как устроен обмен 1С с сайтом: «Интеграция 1С с сайтом».
Главная программа для каждого вида данных
Чтобы данные не расходились, для каждого вида нужно решить, где он главный. Обычно получается так:
- клиенты и сделки главные в CRM, в 1С уходят копии;
- счета создаются в CRM, а проводятся в 1С;
- оплаты главные в банке и 1С, в CRM приходят копии;
- остатки главные там, где ведётся склад;
- номенклатура и цены главные в той программе, где их меняют.
Правило простое: менять данные можно только в главной программе. Если бухгалтер поправил реквизиты клиента в 1С, правку нужно перенести в CRM, иначе она перезапишется при следующем обмене. Лучше сразу договориться, что реквизиты правятся в CRM.
Частые ошибки
- Передавать всё подряд. Лишние данные усложняют обмен и дают ошибки. Передавайте то, что нужно другой стороне.
- Не договориться, кто главный. Если клиента можно править и в CRM, и в 1С, через месяц реквизиты расходятся. Для каждого вида данных должна быть одна главная программа.
- Не следить за обменом. Обмен остановился, а этого неделю никто не замечает.
- Разные справочники. Если номенклатура в CRM и 1С названа по-разному, документы не сопоставляются.
Сколько стоит
По нашим ставкам разовая интеграция стоит 10 000–50 000 ₽, связь с 1С добавляет к ней 5 000 ₽, связь с банком и сайтом ещё по 5 000 ₽. Дальше абонентская плата, в которую входит поддержка обмена. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, какая у вас конфигурация 1С и что сейчас переносится руками. Мы предложим, как настроить обмен. Подробнее: «Интеграция 1С с сайтом и CRM».