Зачем складу своя программа
Пока склад один, позиций немного, а работает на нём один человек, остатки можно вести в таблице. Проблемы начинаются с ростом. Остатки в таблице расходятся с полкой. Материал заканчивается внезапно, и работа на объекте стоит. Никто не может сказать, куда ушли двадцать метров кабеля и на какой заказ.
Программа для складского учёта решает это так: каждое движение товара записывается в момент, когда оно случилось, с указанием, кто, откуда, куда и зачем. Остаток считается сам из этих движений, поэтому он всегда совпадает с тем, что прошло через склад.
Что должно быть в программе для склада
| Функция | Зачем |
|---|---|
| Приход | товар от поставщика попадает в остаток сразу при приёмке |
| Расход и отгрузка | продажа или выдача уменьшает остаток |
| Перемещения | товар переходит между складами, машинами, бригадами |
| Списание на заказ или объект | видно, сколько материала ушло на конкретную работу |
| Остатки по складам | сколько чего лежит и где |
| Минимальный остаток | программа напоминает, что пора заказать |
| Инвентаризация | пересчёт и списание расхождений с причиной |
| История движения | по каждой позиции видно, куда и когда она ушла |
| Документы | накладные и акты из данных движения |
Приход и приёмка
Кладовщик принимает поставку и вносит позиции и количество. Если поставщик присылает накладную в электронном виде, её можно загрузить, а не набирать. Цена закупки сохраняется, из неё потом считается себестоимость.
Расход, отгрузка и списание
Расход бывает разным: продажа клиенту, выдача в цех, выдача мастеру, списание брака. У каждого вида своя причина, и в отчётах они видны отдельно. Для производства и выездных работ главное списание на заказ или объект: так понятно, сколько материала ушло на конкретную работу.
Несколько складов
У компании может быть основной склад, склад на объекте, машины с материалом и бригады. Каждый из них ведётся как отдельный склад со своими остатками. Перемещение уменьшает остаток в одном месте и увеличивает в другом, и на складе ничего не теряется по дороге.
Инвентаризация
Раз в месяц или квартал товар пересчитывают. Программа показывает, сколько должно быть, кладовщик вносит, сколько есть, расхождения списываются с причиной. Если расхождение повторяется по одной позиции, это повод разобраться.
Адресное хранение
Когда позиций много, мало знать, что товар есть на складе. Нужно знать, где именно он лежит: стеллаж, полка, ячейка. Это называется адресным хранением. При приёмке кладовщик указывает ячейку, а при сборке заказа программа подсказывает, куда идти.
Новый сотрудник находит товар с первого дня, а не через месяц, когда запомнит склад. Если товар лежит в нескольких ячейках, программа показывает все и подсказывает, откуда брать сначала.
Штрихкоды и сканирование
Сканирование ускоряет приёмку, сборку и инвентаризацию и убирает ошибки «взял не ту позицию». Для этого не обязательно покупать сканер: камера телефона читает штрихкоды и QR-коды. Если у товара нет штрихкода, программа печатает свою наклейку.
Для небольшого склада хватает поиска по названию и артикулу. Сканирование окупается, когда позиций сотни, а приёмка и сборка идут каждый день.
Отчёты склада
- остатки по складам на любую дату;
- движение по позиции: откуда пришла и куда ушла;
- расход по заказам, объектам и мастерам;
- позиции ниже минимального остатка;
- позиции без движения дольше месяца;
- расхождения по итогам инвентаризаций.
Деньги в остатке тоже стоит видеть: на какую сумму лежит товар. Это оборотные средства, которые не работают, пока товар на полке.
Склад для производства
На производстве склад связан с заказами. Заказ требует материалов, программа показывает, что есть на складе и что нужно заказать. Когда цех берёт материал, он списывается на этот заказ. В конце видно, сколько материала ушло и сколько стоил заказ на самом деле.
Без такой связи себестоимость считают по нормам, а настоящий расход теряется. Подробно о складе на производстве и в работах: «Программа для учёта материалов» и «CRM для производства».
Склад для выездных работ
У выездной службы материал лежит на складе, в машинах и у мастеров. Каждый мастер ведётся как отдельный склад. Кладовщик выдаёт материал, и он числится за мастером. На объекте мастер указывает в наряде, что потратил, и материал списывается на заказ.
В нашей программе Control Brigade мастер выбирает работы и материалы прямо в наряде на телефоне. Так видно, сколько материала на руках у каждого мастера и куда он ушёл. Подробнее: «Учёт работы мастеров» и «Электронный заказ-наряд».
Склад на телефоне
Кладовщику неудобно бегать к компьютеру с каждой позицией. Поэтому приёмку, выдачу и инвентаризацию удобно делать с телефона: найти позицию, внести количество, сфотографировать накладную. Если позиций много, телефон может сканировать штрихкоды камерой.
Приложение для склада работает и без сети: в подвале или дальнем углу склада данные сохраняются на телефоне и отправляются, когда связь появится. Подробнее о приложениях для сотрудников: «Приложение для сотрудников».
Склад, продажи и 1С
Остаток живёт в одном месте, а нужен многим. Менеджеру, чтобы пообещать клиенту срок. Сайту и маркетплейсам, чтобы не продать то, чего нет. Бухгалтерии, чтобы вести учёт в 1С.
Программа для склада отдаёт остатки туда, где они нужны, и забирает оттуда продажи и заказы. Приход, расход и документы уходят в 1С сами. Как связать склад с маркетплейсами: «Интеграция с маркетплейсами».
Как выбрать программу для склада
- Посчитайте склады, машины и бригады, у которых есть свой материал.
- Выпишите виды расхода: продажа, выдача в цех, выдача мастеру, брак.
- Решите, нужно ли списание на заказ или объект. Для производства и выездных работ почти всегда да.
- Отметьте связи: продажи, сайт, маркетплейсы, 1С.
- Проверьте программу на настоящей поставке и настоящем заказе от прихода до списания.
Если готовая программа проходит пятый шаг без таблицы рядом, берите её. Если нет, нужна своя или адаптированная. Сравнение вариантов: «Бесплатная программа для учёта или своя».
Частые ошибки на складе
- Вносить движение задним числом. Остаток расходится с полкой уже к обеду.
- Не указывать причину расхода. Тогда непонятно, сколько ушло на работу, а сколько потерялось.
- Вести материал у мастеров на словах. Без отдельного склада на мастера материал «уходит в никуда».
- Не делать инвентаризацию. Мелкие расхождения копятся и превращаются в большие.
- Хранить остатки в двух местах: в программе склада и в 1С отдельно. Через месяц они расходятся.
Сколько стоит программа для складского учёта
Своя программа стоит от 15 000 ₽, если задача небольшая, дешевле. По нашим ставкам абонентская плата 15 000–20 000 ₽ в месяц, разовая интеграция 10 000–50 000 ₽, каждая связь с 1С, сайтом или маркетплейсом добавляет 5 000 ₽. Приложение для кладовщика на телефоне входит в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, сколько у вас складов и кто берёт с них материал. Мы предложим, как устроить учёт, и назовём срок и цену. Подробнее об услуге: «Разработка системы учёта».