Зачем учитывать задачи
В небольшой компании задачи раздают на словах и в мессенджере. Пока людей мало, это работает. Потом поручения начинают теряться. Сотрудник забыл. Сотрудник не понял, что это срочно. Двое сделали одно и то же, а третье дело не сделал никто. Руководитель узнаёт об этом, когда клиент жалуется.
Программа для учёта задач закрепляет за каждым поручением исполнителя, срок и статус. Сотрудник видит свой список дел на сегодня. Руководитель видит, что просрочено и у кого. Ничего не держится в голове.
Что должно быть у задачи
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Что сделать | понятная формулировка без «ну ты понял» |
| Исполнитель | один человек, который отвечает |
| Срок | дата, а для срочного ещё время |
| Связь | клиент, заказ, сделка или объект |
| Статус | новая, в работе, на проверке, готово |
| Комментарии | вопросы и ответы прямо в задаче |
| Файлы | фото, документы, снимки экрана |
| Чек-лист | шаги для задач из нескольких действий |
У задачи один исполнитель. Если отвечают двое, не отвечает никто. Помогать могут другие, но отвечает один.
Задачи рядом с работой
Отдельный сервис для задач удобен, пока задачи живут сами по себе. Но в компании большая часть задач связана с клиентом, заказом или объектом. Перезвонить клиенту. Отправить договор. Заказать материал на объект. Проверить качество партии.
Поэтому задачи лучше вести в той же программе, где клиенты и заказы. Задача по клиенту видна в его карточке, и любой сотрудник видит, что с клиентом уже договорились. Задача по заказу видна в заказе, и менеджер знает, что ждёт.
В нашей CRM АДРИАН задачи разработки привязаны к сделке, и менеджер видит их этап прямо в карточке сделки. У каждой задачи комментарии, чек-лист и история изменений, а задачи для клиентов и внутренние разделены. Подробнее: «Кейс CRM АДРИАН».
Следующий шаг вместо длинного списка
Для продаж хорошо работает простое правило: у каждой сделки есть следующий шаг с датой. Это и есть задача, только привязанная к сделке. Сделка без следующего шага видна сразу, и о ней невозможно забыть. Подробнее: «CRM для продаж».
Доска задач
Задачи удобно видеть доской: столбцы по статусам, карточки задач в них. Новые слева, готовые справа. Видно, где скопилось и что застряло.
Так устроена диспетчерская нашей программы Control Brigade: наряды стоят по столбцам «Новый», «Назначен», «В пути», «На месте», «В работе». На каждой карточке адрес, клиент, мастер и время. Просроченный наряд выделен. На скриншоте вверху страницы эта доска с примерными данными. Подробнее: «Программа для диспетчерской службы».
Кроме доски, задачи показывают списком, календарём и на карте, если они привязаны к адресам.
Загрузка сотрудников
Когда у задач есть оценка времени, программа показывает загрузку: сколько часов занято у каждого на неделю и сколько свободно. Руководитель видит, кого можно нагрузить, а кто уже не успевает.
В нашей CRM на доске разработки сверху видна загрузка программистов на неделю. Поэтому мы честно называем срок клиенту: видно, когда освободится человек. Как устроена такая доска: «Техническая поддержка программы».
Повторяющиеся задачи
Часть дел повторяется: отчёт каждый понедельник, проверка оборудования раз в месяц, звонок постоянному клиенту раз в квартал. Такие задачи ставятся один раз с расписанием, и программа создаёт их сама. Никто не держит календарь в голове.
Для обслуживания оборудования это особенно полезно: техническое обслуживание по графику не пропускается. Подробнее: «Программа для обслуживания оборудования».
Задачи на телефоне
Сотрудники в дороге получают задачи на телефон: приходит уведомление, задача открывается со всеми данными. Выполнил, отметил, приложил фото. Руководитель видит это сразу, без звонка.
Для выездных сотрудников задачи обычно превращаются в наряды с адресом, работами и подписью клиента: «Электронный заказ-наряд».
Задачи между отделами
Самые частые потери случаются на стыке отделов. Менеджер продал, а производство узнало через три дня. Бухгалтерия выставила счёт, а менеджер не знает, что клиент не оплатил. Задача, которая переходит из отдела в отдел, должна переходить в программе, а не на словах.
Например, после выигранной сделки программа сама ставит задачу производству или разработке, а после выполненной работы бухгалтерии выставить счёт. Каждый видит свою часть и статус остальных. В нашей CRM у одной сделки три воронки: продажи, разработка и финансы. Менеджер видит этап разработки, бухгалтерия видит, что пора выставлять счёт.
Напоминания и уведомления
Задача полезна, только если о ней вспоминают вовремя. Программа напоминает исполнителю о сроке заранее, а руководителю сообщает о просрочке. Уведомления приходят на телефон и в почту.
Уведомлять обо всём подряд не нужно, иначе их перестают читать. Достаточно новой задачи, приближения срока и просрочки. Остальное видно в списке, когда сотрудник открывает программу.
Что видит руководитель
- просроченные задачи по каждому сотруднику;
- задачи без исполнителя или без срока;
- загрузку людей на неделю;
- задачи по важным клиентам и заказам;
- сколько задач закрыто за неделю и сколько появилось новых.
Эти цифры собираются на главном экране руководителя рядом с продажами и деньгами: «Показатели для руководителя».
Как внедрить учёт задач
- Договоритесь, что поручения ставятся только в программе. Устное поручение не считается.
- У каждой задачи один исполнитель и срок.
- Начните с задач руководителя сотрудникам и задач по клиентам.
- Раз в неделю смотрите просроченные задачи вместе с командой.
- Через месяц добавьте повторяющиеся задачи и загрузку.
Первое правило самое сложное и самое полезное. Пока часть поручений идёт в мессенджере, программа показывает неполную картину.
Частые ошибки
- Ставить задачи без срока. Задача «когда-нибудь» не делается никогда.
- Назначать двух исполнителей. Каждый думает, что сделает другой.
- Вести задачи отдельно от клиентов и заказов. Приходится искать контекст в другой программе.
- Ставить слишком мелкие задачи. Список из ста строк никто не читает.
- Не закрывать задачи. Тогда непонятно, что сделано, а что нет.
Сколько стоит учёт задач
Учёт задач мы обычно делаем частью CRM или системы учёта, чтобы задачи были рядом с клиентами и заказами. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. По нашим ставкам абонентская плата 15 000–20 000 ₽ в месяц. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, как сейчас раздаются поручения и где они теряются. Мы предложим, как устроить учёт задач у вас. Подробнее об услуге: «Автоматизация бизнес-процессов».