Электронный заказ-наряд: как уйти от бумажных нарядов

Что такое заказ-наряд

Заказ-нарядом называют документ на конкретную работу для клиента. В нём записано, что нужно сделать, где и когда, кто выполняет, какие работы и материалы ушли и сколько это стоит. В конце исполнитель и клиент подтверждают, что работа сделана и принята.

Заказ-наряды ведут выездные службы, сантехники и электрики, монтажники, сервисные центры, автосервисы и ремонтные бригады. Бумажный наряд обычно проходит долгий путь: диспетчер пишет его от руки или печатает, мастер заполняет на объекте, вечером привозит в офис, а бухгалтер переносит данные в 1С. На каждом шаге наряд можно потерять, неправильно прочитать или забыть.

Не путайте заказ-наряд с нарядом-допуском. Наряд-допуск относится к охране труда и разрешает опасные работы на производстве или в электроустановках. В этой статье речь только о заказ-нарядах на работы для клиентов.

Что такое электронный заказ-наряд

Электронный заказ-наряд содержит то же самое, только живёт в программе. Его создают из заявки, мастер получает его на телефон, заполняет на объекте, а данные сразу видят диспетчер, руководитель и бухгалтерия. Акт, счёт и чек собираются из наряда сами.

Что должно быть в электронном заказ-наряде

• номер наряда и дата;
• клиент: имя или название компании, телефон, адрес объекта;
• время приезда и исполнитель или бригада;
• задача: что нужно сделать, со слов клиента;
• выполненные работы из прайса с ценами и надбавками;
• материалы и запчасти с количеством;
• итоговая сумма и способ оплаты;
• фото «до» и «после»;
• подписи исполнителя и клиента;
• комментарии и история изменений.

Справочники с ценами, работами и материалами настраиваются под вашу службу. Тогда мастер выбирает работу из списка, а не пишет её своими словами, и сумма у всех мастеров считается одинаково.

Как проходит наряд от заявки до акта

На примере Control Brigade, нашей программы для выездных служб.

1. Заявка становится нарядом. Менеджер назначает бригаду, у мастера появляется наряд с адресом, клиентом и временем, приходит push-уведомление.
2. Диспетчер видит всё сразу. Наряд стоит на карте, в списке, канбане и календаре. Если время перенесли, клиенту уходит SMS с новым временем.
3. Мастер в пути и на месте. Кнопки «Поехал», «На месте», «Начал работу». Статусы видны диспетчеру, точка мастера движется по карте.
4. Работы и материалы. Мастер выбирает работы из прайса с ценами, добавляет материалы и надбавки: ночное время, сложный доступ, выезд за город.
5. Фото. Снимки «до» и «после» защищают мастера, если клиент потом скажет, что работа не сделана.
6. Оплата. Наличные, безнал, QR-код СБП или «по договору», в любых сочетаниях.
7. Подписи. Мастер и клиент расписываются на экране телефона. Если клиент не может, это отмечается с причиной.
8. Документы. Акт, счёт, УПД и чек уходят клиенту по SMS, бухгалтерии в 1С. Заработок мастера за наряд считается сразу.

На скриншоте вверху страницы список нарядов мастера на сегодня и завтра с примерными данными. Подробнее о программе: «Control Brigade».

Работа без связи

Мастера часто работают в подвалах, на чердаках и за городом, где связи нет. Электронный наряд не должен зависеть от сети. В Control Brigade всё, что мастер внёс без связи, сохраняется на телефоне и отправляется, когда сеть появится. Черновик отчёта не теряется, даже если телефон разрядился.

Приложение на iPhone ставится с сайта на экран «Домой», без App Store, на Android так же. Отдельный телефон мастеру покупать не нужно.

Что видит руководитель

Когда наряды электронные, руководитель получает данные в тот же день:

• наряды на сегодня, просроченные и без мастера;
• кто из мастеров на смене и где он сейчас;
• выручку за день и по каждому мастеру;
• ведомость по мастерам: выезды, оборот, материалы, начислено;
• список «Требуют внимания»: что нужно решить прямо сейчас.

Правка готового акта делается в одном месте: документы переиздаются по тем же ссылкам, а в истории видно, кто и что поменял. Как вести учёт работы бригад: «Учёт работы мастеров».

Подпись клиента на экране

Подпись на экране телефона подтверждает, что клиент принял работу и согласен с суммой. Она сохраняется в наряде и попадает в акт, который клиент получает по SMS.

Если с клиентом-компанией нужен юридически значимый электронный документооборот, порядок подписания договорите с ним заранее и пропишите в договоре. Для работы с частными клиентами обычно хватает подписи на экране и акта, отправленного на телефон клиента.

Как перейти с бумажных нарядов на электронные

1. Соберите образцы бумажных нарядов, актов и прайс. По ним настраиваются бланки и справочник работ.
2. Перенесите клиентов и адреса из таблиц, чтобы мастерам не вводить их заново.
3. Поставьте приложение мастерам и проведите короткое обучение на настоящем наряде.
4. Первую неделю ведите бумагу и программу параллельно, чтобы мастера привыкли без риска для работы.
5. Подключите отправку документов клиентам и обмен с 1С.
6. Через месяц посмотрите ведомость по мастерам и поправьте прайс и надбавки.

Control Brigade запускаем за несколько дней: программа готова, мы настраиваем её под вашу службу. Обучение мастеров и диспетчеров входит в запуск.

Электронный журнал нарядов

Журнал нарядов ведут, чтобы видеть все работы за период: какие наряды были, кто их выполнял, на какую сумму и чем закончились. На бумаге это толстая тетрадь или папка с бланками, по которой трудно что-то найти через полгода.

В программе журнал собирается сам из закрытых нарядов. Его можно отфильтровать по мастеру, клиенту, адресу, виду работ или сумме и выгрузить в Excel. Если клиент звонит с вопросом о работе прошлой зимой, диспетчер находит наряд по телефону или адресу за минуту, вместе с фото, подписью и актом.

Тот же журнал отвечает на вопросы руководителя: сколько выездов было за месяц, у какого мастера больше повторных вызовов, какие работы приносят больше выручки. Эти цифры видны без отдельного отчёта.

Электронный заказ-наряд и 1С

Бухгалтерии нужны не наряды, а документы: акты, счета, УПД, чеки. В электронном наряде они собираются из данных, которые мастер внёс на объекте, и уходят в 1С сами. Бухгалтер получает их в тот же день и не перепечатывает бумагу.

Для клиентов-компаний программа ежедневно проверяет их по ФНС, чтобы служба не работала с закрытой или проблемной организацией. Бланки с печатями и шаблоны делаются для каждой организации компании, если их несколько.

Ошибки при переходе

• Переносить бумажный бланк один в один. В программе мастер выбирает работы из прайса, и половина граф бланка становится не нужна.
• Не дать мастеру видеть свой заработок. Когда заработок за наряд виден сразу, мастера заполняют наряды аккуратнее.
• Оставить часть заявок в звонках. Если диспетчер раздаёт часть нарядов по телефону, картина дня в программе неполная.
• Забыть про фото. Снимки «до» и «после» решают большинство споров с клиентами, договоритесь, что без них наряд не закрывается.

Кому подходит электронный заказ-наряд

• аварийно-сантехническим и электромонтажным службам;
• сервисным центрам и мастерским по ремонту;
• монтажным бригадам: окна, двери, кондиционеры, видеонаблюдение;
• службам обслуживания оборудования;
• управляющим компаниям с заявками жителей;
• автосервисам: работы и запчасти по прайсу, подпись клиента и документы из наряда.

Отдельно по отраслям: «Программа для сантехников», «Программа для сервисного центра», «Программа для монтажных работ», «Программа для диспетчерской службы».

Готовая программа или своя

Если ваша служба работает по обычной схеме «заявка, выезд, работа, акт», начните с готовой программы. Control Brigade адаптируем под вашу службу бесплатно: прайс, бланки с печатями, роли сотрудников. Дальше только абонентская плата, в среднем 15 000 ₽ в месяц. В Control Brigade уже работает аварийно-сантехническая служба «Труба-Дело» из Екатеринбурга.

Если у вас особые этапы, расчёты или связи с другими программами, сделаем свою программу. Разработка занимает до месяца и стоит от 15 000 ₽.

Оставьте номер: расскажите, сколько у вас мастеров и как сейчас ходят наряды. Покажем Control Brigade на ваших примерах и назовём цену.