Когда малому бизнесу нужна автоматизация
В небольшой компании владелец часто сам держит всё в голове: заказы, клиентов, долги, сроки. Это работает, пока заказов немного. Потом появляются признаки, что голова не справляется:
- заявки из мессенджеров и звонков теряются;
- вечерами владелец сводит таблицы вместо отдыха;
- счета и акты набираются вручную, и в них бывают ошибки;
- сотрудники звонят друг другу, чтобы узнать статус заказа;
- непонятно, сколько компания заработала за месяц, пока бухгалтер не посчитает.
Если хотя бы два пункта про вас, автоматизация окупится. Не обязательно большая и дорогая: первый шаг может быть небольшим.
С чего начать
Начинать стоит с одного участка, где потери больше всего. Обычно это одно из трёх.
| Что болит | Первый шаг | Что даёт |
|---|---|---|
| Заявки теряются, клиенты уходят | заявки и клиенты в CRM | ни одна заявка не потеряется |
| Заказы и сроки в таблицах и голове | учёт заказов | все видят, где заказ |
| Документы набираются вручную | документы из данных заказа | счета и акты за минуту |
Если сомневаетесь, начните с заявок и клиентов. Это быстрее всего возвращает деньги: каждая потерянная заявка это потерянный клиент. Как это устроено: «CRM для малого бизнеса» и «Заявки с сайта сразу в CRM».
Бесплатные, готовые и свои программы
У малого бизнеса три пути, и каждый честно подходит в своё время.
- Бесплатные программы и таблицы подходят на старте, пока учёт простой и ничего не нужно связывать.
- Готовые платные программы подходят, когда ваш порядок совпадает с их логикой.
- Своя программа нужна, когда приходится подстраиваться под чужую логику, а данные нужно связать между заявками, заказами, складом, сотрудниками и 1С.
Подробное сравнение: «Бесплатная программа для учёта или своя».
Поддержка малого бизнеса
Своя программа обычно кажется малому бизнесу дорогой. Поэтому у нас есть поддержка малого бизнеса: программа под ваш порядок работы, а все цены на 70% ниже обычных и закреплены на 5 лет.
| Обычная цена | Для малого бизнеса | |
|---|---|---|
| Абонентская плата | 15 000–20 000 ₽ в месяц | 4 500–6 000 ₽ в месяц |
| Интеграция, разово | от 10 000 ₽ | от 3 000 ₽ |
Условия участия обсуждаем с каждой компанией. Посчитать свою задачу с этой скидкой можно в калькуляторе.
Что автоматизировать дальше
Когда первый участок заработал, к нему добавляют следующие. Типичный путь небольшой компании:
- Заявки и клиенты в CRM.
- Заказы и их этапы.
- Документы: счета, акты, договоры из данных заказа.
- Деньги: оплаты из банка, долги клиентов.
- Сотрудники в дороге: приложение на телефоне.
- Цифры для владельца на одном экране.
Каждый шаг занимает недели, и каждый даёт пользу сам по себе. Как устроена автоматизация целиком: «Как автоматизировать бизнес».
Пример: выездная служба
Небольшая выездная служба, например сантехники или электрики, обычно начинает с заявок в мессенджере и бумажных актов. Готовая программа Control Brigade закрывает это сразу: заявки в диспетчерской, наряды мастерам на телефон, работы по прайсу, фото, оплата, подпись клиента и акт по SMS. Адаптация под вашу службу 0 ₽, дальше в среднем 15 000 ₽ в месяц. Подробнее: «Control Brigade».
Сотрудники и привычки
В малом бизнесе каждый сотрудник на счету, и новая программа не должна отнимать у них время. Поэтому её делают простой: минимум полей, понятные экраны, работа с телефона. Обучение проходит на настоящих заказах, а первые недели мы рядом и быстро исправляем то, что мешает.
Правило, которое помогает больше всего: если этого нет в программе, этого не было. Пока часть заявок живёт в мессенджере, программа показывает неполную картину.
Сколько времени это экономит
Цифры у каждой компании свои, поэтому честнее посчитать самим. Запишите за неделю, сколько времени уходит у вас и сотрудников на перенос данных между таблицами, мессенджерами и 1С, на поиск информации и звонки за статусом. Умножьте на месяц. Добавьте потерянные заявки и ошибки в счетах.
Если получившееся время стоит больше абонентской платы, автоматизация окупается. Для малого бизнеса со скидкой абонентская плата 4 500–6 000 ₽ в месяц, поэтому порог обычно низкий.
Частые ошибки
- Покупать большую программу «на вырост». Половиной функций никто не пользуется, а платить приходится за всё.
- Автоматизировать всё сразу. Запуск растягивается, сотрудники устают.
- Оставлять старый способ рядом. Таблица «на всякий случай» живёт годами.
- Экономить на связях. Программа без связи с 1С и банком требует ручного переноса.
- Не считать время. Бесплатная программа, ради которой владелец сидит вечерами, обходится дороже платной.
Что получает владелец
- заявки и клиенты в одном месте, ни одна не теряется;
- заказы и сроки видны всем без звонков;
- документы за минуты, без ошибок;
- деньги и долги без вечерних таблиц;
- цифры за день и месяц на телефоне.
Какие цифры смотреть: «Показатели для руководителя».
Сколько стоит
Первая версия обычно готова в течение месяца. Обычная цена разработки от 15 000 ₽, абонентская плата 15 000–20 000 ₽ в месяц. Для малого бизнеса со скидкой 70% на 5 лет абонентская плата 4 500–6 000 ₽ в месяц, интеграция от 3 000 ₽. Мы работаем по Екатеринбургу и Свердловской области и приезжаем на встречу и запуск.
Расскажите, что отнимает у вас больше всего времени, и мы предложим первый шаг. Подробнее: «Поддержка малого бизнеса».