Зачем учитывать документы в программе
В небольшой компании документы живут в папках на компьютере, в почте и в шкафу. Договор с клиентом у менеджера, счёт у бухгалтера, акт подписан, но лежит у мастера в машине. Когда клиент спрашивает, оплачен ли счёт или подписан ли акт, приходится звонить трём людям.
Учёт документов в программе собирает их в одном месте. Каждый документ привязан к клиенту и сделке, у него есть статус и срок. Видно, что выставлено, что оплачено, что ждёт подписи и что просрочено.
Какие документы вести
| Документ | Откуда берутся данные | Какой статус важен |
|---|---|---|
| Коммерческое предложение | сделка, позиции, цены | отправлено, принято, отклонено |
| Договор | клиент, реквизиты, условия | черновик, ждёт подписи, подписан |
| Счёт | сделка или заказ | выставлен, оплачен, просрочен |
| Акт | выполненные работы | ждёт подписи, подписан |
| УПД и накладная | отгрузка | передан, подписан |
| Акт сверки | счета и оплаты клиента | отправлен, подтверждён |
В нашей CRM раздел «Документы и счета» показывает все документы компании: тип, номер, клиента и сделку, дату, сумму, статус, срок и ответственного. Сверху видно, сколько выставлено и оплачено за месяц, общую дебиторскую задолженность и просрочку. На скриншоте вверху страницы этот раздел с примерными данными.
Документы из данных сделки
Самое большое время уходит на набор документов вручную: реквизиты клиента, позиции, суммы, НДС, сумма прописью. Каждый раз одно и то же, и каждый раз можно ошибиться.
В программе документ создаётся из данных, которые уже есть. Клиент и его реквизиты берутся из карточки, позиции и суммы из сделки или заказа, номер ставится по порядку. Сотрудник выбирает шаблон, проверяет и отправляет. Если в сделке что-то поменялось, документ можно пересоздать.
У выездной службы документы собираются прямо на объекте. В нашей программе Control Brigade акт, счёт и чек формируются из наряда мастера и уходят клиенту по SMS, а бухгалтерии в 1С. Подробнее: «Электронный заказ-наряд».
Шаблоны документов
Шаблон задаёт вид документа: логотип, реквизиты, текст условий, место для подписи и печати. Для каждого вида документа свой шаблон, а если у компании несколько организаций, шаблоны делаются для каждой.
Шаблоны меняются, когда меняются условия: новая редакция договора, новые требования к акту. Правка шаблона в одном месте меняет все будущие документы. Если нужен бесплатный бланк акта прямо сейчас, его можно заполнить на нашем сайте: «Акт выполненных работ онлайн».
Статусы и сроки
У каждого документа есть путь: создан, отправлен, подписан или оплачен. Программа показывает, где документ сейчас, и напоминает, когда срок прошёл. Счёт, который не оплачен после срока, попадает в список просроченных. Договор, который неделю ждёт подписи, напоминает о себе менеджеру.
Так компания перестаёт терять деньги на забытых счетах. Бухгалтер видит просрочку по каждому клиенту, а менеджер видит долг клиента в карточке сделки, прежде чем отгружать новый заказ.
Поиск документов
Документ ищется по номеру, клиенту, сумме, дате или типу. Через год клиент просит копию акта, и сотрудник находит его за секунды вместе со всеми связанными документами: договор, счёт, оплата.
Документы лежат в карточке клиента и сделки, поэтому их видно и оттуда. Права настраиваются по должностям: менеджер видит документы своих клиентов, бухгалтер все, руководитель все и отчёты.
Подпись документов
Для частных клиентов подпись удобно брать на экране телефона: мастер и клиент расписываются пальцем, подпись попадает в акт. Если клиент не может расписаться, это отмечается с причиной.
Для юридически значимого обмена документами с компаниями используют электронный документооборот (ЭДО) через операторов. Программу можно связать с ЭДО, чтобы документы уходили туда сами. Порядок подписания с каждым клиентом лучше договорить заранее и прописать в договоре.
Документы и 1С
Бухгалтерия ведёт учёт в 1С, и документы нужны ей там. Программа передаёт счета, акты и УПД в 1С сама. Бухгалтер не набирает их второй раз, а номера и суммы совпадают.
Оплаты из банка тоже связываются с документами. В нашей CRM выписка банка забирается автоматически, платежи относятся к счетам, а спорные ждут бухгалтера с подсказкой. Как устроен обмен: «Интеграция 1С с сайтом».
Учёт договоров: сроки и продление
Договоры живут дольше счетов, и у них свои сроки: окончание действия, продление, пересмотр цены. Если договоры лежат в папке, о сроке вспоминают, когда он уже прошёл.
Программа для учёта договоров хранит у каждого договора дату начала и окончания, условия продления и ответственного. За месяц до окончания она напоминает менеджеру, чтобы он успел договориться о продлении. По абонентским договорам счёт выставляется сам в начале каждого периода, а после срока программа напоминает о долге. Так в нашей CRM работают абонентские договоры на сопровождение программ.
Для каждого договора видно все связанные документы: допсоглашения, счета, акты, оплаты. Если клиент спорит о сумме, вся история под рукой.
Входящие документы
Кроме своих документов есть входящие: счета поставщиков, акты подрядчиков, письма. Их тоже удобно хранить в программе, привязанными к поставщику и заказу. Счёт поставщика получает срок оплаты, и программа напоминает о нём. Скан или файл прикладывается к записи, и бумажный оригинал можно найти по номеру.
Как перейти с папок на программу
- Соберите шаблоны документов, которые вы используете сейчас.
- Решите, какие статусы нужны каждому виду документа.
- Свяжите документы с клиентами и сделками в CRM или учётной системе.
- Перенесите действующие договоры и неоплаченные счета.
- С этого дня новые документы создаются только в программе.
Старый архив можно переносить постепенно или оставить в папках: главное, чтобы новые документы жили в одном месте.
Частые ошибки
- Хранить документы отдельно от клиентов и сделок. Тогда документ есть, а к чему он относится, непонятно.
- Набирать документы вручную, когда данные уже есть в программе.
- Не следить за статусами. Счёт выставили и забыли, а оплата не пришла.
- Давать всем доступ ко всем документам. Договоры и суммы видят те, кому не положено.
- Вести нумерацию вручную. Номера повторяются, и бухгалтерия путается.
Сколько стоит
Учёт документов мы обычно делаем частью CRM или системы учёта, чтобы документы были рядом с клиентами и сделками. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Связь с 1С и банком добавляет по 5 000 ₽ к интеграции. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, какие документы вы создаёте чаще всего и где они сейчас хранятся. Мы предложим, как собрать их в одной программе. Подробнее: «Автоматизация бизнес-процессов».