Зачем учитывать заявки на закупку
В небольшой компании закупки идут по сообщениям. Прораб пишет в мессенджер, что закончился кабель. Мастер звонит с просьбой заказать фильтры. Бухгалтер получает счёт поставщика и не знает, кто его заказывал и зачем. Руководитель узнаёт о крупной покупке, когда деньги уже ушли.
Учёт заявок на закупку собирает эти запросы в одном месте. Каждая заявка проходит понятный путь: запрос, согласование, заказ, приёмка, оплата. На каждом шаге видно, кто отвечает, а в конце понятно, сколько потратили и на что.
Путь заявки на закупку
- Сотрудник создаёт заявку: что нужно, сколько, к какому сроку, на какой заказ или объект.
- Руководитель согласует или отклоняет с причиной.
- Снабженец выбирает поставщика и оформляет заказ.
- Поставщик выставляет счёт, бухгалтерия оплачивает по сроку.
- Склад принимает товар, остаток увеличивается.
- Автор заявки получает уведомление, что материал пришёл.
Если на каком-то шаге заявка стоит дольше обычного, она подсвечивается. Автору не нужно звонить снабженцу с вопросом «ну что там».
Что хранится в заявке
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Что и сколько | позиции из справочника или своими словами |
| Срок | когда нужно на объекте или в цехе |
| Заказ или объект | на что пойдёт закупка, для себестоимости |
| Примерная цена | для согласования и бюджета |
| Автор | кто просит |
| Согласующий | кто разрешил или отклонил |
| Поставщик и счёт | у кого заказали и сколько стоило |
| Статус | новая, согласована, заказана, оплачена, получена |
| Фото и файлы | что именно нужно, счёт поставщика |
Позиции лучше выбирать из справочника: тогда приёмка на склад проходит без перепечатывания. Если позиции в справочнике нет, сотрудник описывает её словами, а снабженец добавляет.
Согласование
Правила согласования задаются один раз. Закупку до определённой суммы согласует руководитель отдела, выше руководитель компании. Закупку оборудования согласует главный инженер. Срочную заявку можно пометить, и она поднимется в списке согласующего.
Согласующий видит заявку целиком: что, сколько, зачем, на какой заказ. Он согласует с телефона в два нажатия или отклоняет с причиной. Автор сразу видит решение.
Закупки и склад
Закупка заканчивается приёмкой на склад. Если позиции заявки уже есть в справочнике, кладовщик принимает их в пару нажатий, и остаток увеличивается. Если материал заказан под конкретный заказ, он сразу числится за этим заказом и не уйдёт на другой.
Склад, в свою очередь, сам подсказывает, что пора закупать: когда остаток падает ниже минимального, программа создаёт черновик заявки. Как устроен складской учёт: «Программа для складского учёта» и «Программа для учёта материалов».
Закупки и деньги
Каждая оплаченная закупка относится к статье расходов и к заказу или объекту. Поэтому руководитель видит, сколько ушло на материалы по каждому объекту и сколько в целом за месяц. Счёт поставщика получает срок оплаты, и программа напоминает бухгалтеру о нём.
В 1С уходят документы поставщика и оплаты, бухгалтерия не переносит их вручную. Как связать закупки с управленческим учётом: «Управленческий учёт в программе».
Заявки с объекта
На стройке, в монтаже и в выездном сервисе нужда в материале появляется на месте. Мастер или прораб подаёт заявку с телефона: выбирает позицию, пишет количество, фотографирует, что нужно. Заявка сразу попадает к согласующему и снабженцу.
Так работа на объекте не стоит, пока сотрудник дозвонится до офиса. Если связи нет, заявка сохраняется на телефоне и уходит, когда сеть появится. Подробнее о приложениях для сотрудников: «Приложение для сотрудников».
Поставщики
У каждого поставщика своя карточка: реквизиты, контакты, условия, история заказов и оплат. По истории видно, кто привозит вовремя, а кто постоянно задерживает, у кого цены выше. Это помогает выбирать поставщика по фактам, а не по памяти.
Для частых позиций можно закрепить основного поставщика, тогда снабженец сразу видит, у кого заказывать.
Бюджет закупок
У отдела или объекта может быть бюджет на месяц. Программа показывает, сколько из него уже согласовано и оплачено, и предупреждает, когда новая заявка выводит за пределы. Согласующий видит это прямо в заявке и решает с цифрами перед глазами.
Для строительных и монтажных компаний бюджет обычно задаётся по объекту: смета материалов. Каждая закупка сравнивается со сметой, и перерасход виден по ходу работ, а не после сдачи объекта. Как вести деньги и работы по объектам: «CRM для строительной компании».
Повторяющиеся закупки
Часть закупок повторяется каждую неделю или месяц: расходники, канцелярия, топливо, вода. Для них удобно сделать шаблон заявки: позиции, количество, поставщик. Сотрудник создаёт заявку по шаблону в одно нажатие, а если закупка регулярная, программа создаёт её сама по расписанию.
Склад тоже подсказывает закупку: когда остаток расходника падает ниже минимального, появляется черновик заявки. Снабженцу остаётся проверить и отправить поставщику.
Что видит руководитель
- заявки, которые ждут его согласования;
- сумму согласованных и ещё не оплаченных закупок;
- расходы на закупки по отделам, объектам и статьям;
- заявки, которые стоят дольше обычного;
- поставщиков, которые задерживают поставки.
Эти цифры выводятся на экран руководителя рядом с продажами и деньгами: «Показатели для руководителя».
Как внедрить учёт закупок
- Договоритесь, что закупки идут только через заявку. Сообщение в мессенджере заявкой не считается.
- Задайте правила согласования по суммам и видам закупок.
- Заведите справочник позиций и поставщиков, хотя бы для частых закупок.
- Подключите склад, чтобы приёмка закрывала заявку.
- Через месяц посмотрите, где заявки стоят дольше всего, и поправьте путь.
Частые ошибки
- Принимать заявки в мессенджере. Через неделю никто не помнит, что заказывали.
- Не указывать, на что закупка. Тогда себестоимость заказов не посчитать.
- Согласовывать всё на одном человеке. Он становится узким местом, и работа стоит.
- Не связывать закупку со складом. Материал пришёл, а в остатке его нет.
- Не сообщать автору, что материал пришёл. Он продолжает ждать или заказывает второй раз.
Сколько стоит
Учёт закупок мы обычно делаем частью CRM или системы учёта, вместе со складом. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Приложение для сотрудников на объектах входит в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, кто у вас просит закупки и кто их согласует. Мы предложим, как собрать путь заявки в одной программе. Подробнее: «Автоматизация заявок».