Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт отвечает на вопросы руководителя, а не налоговой. Сколько компания заработала в этом месяце и на чём. Какое направление приносит прибыль, а какое только оборот. Какой клиент выгодный, а какой съедает время и деньги. Хватит ли денег на зарплату через две недели.
Бухгалтерия на эти вопросы отвечает плохо, и это не её вина. Бухгалтерский учёт ведётся по правилам закона: для отчётности и налогов. Его цифры появляются с опозданием и не делятся на ваши направления и заказы. Управленческий учёт ведётся по вашим правилам и в тот же день.
Чем он отличается от бухгалтерии
| Бухгалтерский учёт | Управленческий учёт | |
|---|---|---|
| Для кого | налоговая, банки, отчётность | руководитель и собственник |
| Правила | закон и стандарты | ваши правила |
| Разрезы | организация в целом | направления, клиенты, заказы, менеджеры |
| Скорость | после закрытия периода | в тот же день |
| План | обычно нет | план и факт |
| Где ведётся | 1С | CRM, учётная система, панель руководителя |
Это не две разные реальности. Деньги и документы те же, просто разложены по-разному. Поэтому управленческий учёт берёт данные из тех же мест, что и бухгалтерия, и из тех, где бухгалтерии нет: CRM, склад, наряды.
Что считать в управленческом учёте
Доходы и расходы по направлениям
Отчёт о прибылях и убытках по каждому направлению: выручка, прямые расходы, доля общих расходов, прибыль. Видно, какое направление кормит компанию, а какое держится за её счёт.
Деньги
Сколько денег на счетах сейчас, сколько придёт по выставленным счетам, сколько нужно заплатить. Из этого получается прогноз остатка на несколько недель вперёд. Кассовый разрыв видно заранее, когда ещё можно что-то сделать.
Долги
Кто должен вам и сколько, давно ли. Кому должны вы. В нашей CRM на экране документов видно, сколько выставлено и оплачено за месяц, общая дебиторская задолженность и просроченные счета. На скриншоте вверху страницы этот экран с примерными данными.
Себестоимость и маржа заказов
Сколько стоил каждый заказ: материалы, работа, доставка, комиссии. Сколько на нём заработали. Для этого заказ должен быть связан со складом и работой сотрудников. Как это устроено: «Программа для учёта материалов» и «Учёт рабочего времени».
План и факт
Сколько планировали заработать и потратить, и сколько получилось. Отклонения видны по статьям, и понятно, где именно план не сошёлся.
Откуда берутся данные
Главная сложность управленческого учёта не в отчётах, а в данных. Цифры для него разбросаны по разным программам:
- продажи и сделки в CRM;
- заказы, склад и работы в учётной системе;
- деньги в банке;
- документы и налоги в 1С;
- выезды и материалы у мастеров в приложении.
Если эти программы не связаны, управленческий учёт собирают в таблице вручную, раз в месяц и с ошибками. Если связаны, отчёты собираются сами. Поэтому автоматизация управленческого учёта начинается со связи программ: «Интеграция 1С с сайтом и CRM».
Банк и разнесение платежей
Самая трудоёмкая часть ручного управленческого учёта это разнесение выписки банка: какой платёж к какому счёту и статье. В нашей CRM выписка забирается из банка, платежи сами относятся к счетам, а регулярные списания, например зарплата, налоги и хостинг, правила относят к статьям затрат. Всё спорное ждёт бухгалтера с подсказкой: от кого платёж, какие счета подходят и почему программа не отнесла его сама.
Абонентские договоры выставляют счёт сами в начале каждого периода, а после срока программа напоминает о долге. Отчёты по выручке, затратам, прибыли и дебиторке выгружаются в Excel. Подробнее: «Кейс CRM АДРИАН».
Статьи доходов и расходов
Чтобы отчёты были полезными, нужно договориться о статьях. Сколько статей и какие, решает руководитель. Слишком мелкое деление мешает так же, как слишком крупное.
- Доходы по направлениям: например, продажа товара, монтаж, обслуживание.
- Прямые расходы, которые относятся к заказу: материалы, работа исполнителей, доставка.
- Общие расходы: аренда, зарплата офиса, связь, программы.
- Налоги и платежи по кредитам отдельно.
- Правило, как общие расходы делятся между направлениями.
Статьи настраиваются в программе один раз, а дальше платежи и документы относятся к ним по правилам.
Панель руководителя
Итог управленческого учёта это несколько цифр на одном экране: прибыль по направлениям, деньги и прогноз остатка, долги, план и факт. Руководитель смотрит их утром с телефона и открывает подробности, когда цифра выглядит странно. Какие показатели выводить: «Показатели для руководителя» и «Дашборд руководителя».
Управленческий учёт в малом бизнесе
В небольшой компании управленческий учёт часто держится в голове владельца: он сам видит все заказы и знает, сколько денег на счёте. Это работает до тех пор, пока компания не вырастет до нескольких направлений и десятка сотрудников. Дальше интуиция начинает ошибаться: кажется, что выгодно одно направление, а на деле прибыль приносит другое.
Малому бизнесу не нужна сложная система. Достаточно трёх отчётов: движение денег с прогнозом остатка, прибыль по направлениям и долги клиентов. Если продажи и счета уже ведутся в CRM, а банк связан с ней, эти отчёты собираются почти без дополнительной работы. Для небольших компаний действует поддержка малого бизнеса: скидка 70% на 5 лет.
Как начать
- Запишите вопросы о деньгах, которые вы задаёте себе каждый месяц.
- Договоритесь о статьях доходов и расходов.
- Найдите, где лежат данные для каждой статьи.
- Свяжите банк и учёт заказов, чтобы платежи и себестоимость считались сами.
- Перенесите данные за последние месяцы, чтобы было с чем сравнивать.
Начинать можно с одного отчёта, например движения денег, и добавлять остальные, когда первый заработает.
Частые ошибки
- Вести управленческий учёт в таблице вручную. Он устаревает к моменту, когда его собрали.
- Путать выручку и деньги. Продали много, а на счёте пусто, потому что клиенты не заплатили.
- Не делить расходы на прямые и общие. Тогда непонятно, какое направление выгодно.
- Делать сто статей. Через месяц никто не помнит, куда относить платёж.
- Ждать идеальной точности. Управленческий учёт нужен для решений, и примерная цифра сегодня полезнее точной через месяц.
Сколько стоит
Разработка у нас стоит от 15 000 ₽. Цена зависит от числа источников данных, связи с банком и 1С и сложности расчёта себестоимости. Срок до месяца. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, какие вопросы о деньгах вы задаёте каждый месяц и где сейчас лежат данные. Мы предложим, как собрать управленческий учёт без ручной сводки.