Зачем учитывать рабочее время
Рабочее время нужно знать для зарплаты, но этим его польза не заканчивается. Сколько часов ушло на заказ, столько он и стоил компании. Если бригада работала на объекте вдвое дольше нормы, это видно только тогда, когда время записано. Если сотрудник постоянно перерабатывает, а другой простаивает, работа распределена неправильно.
В таблице или тетради время записывают задним числом и по памяти. Цифры получаются круглыми, а проверить их нечем. Программа записывает время в момент работы: нажал «начал», нажал «закончил». Из этих отметок всё считается само.
Учёт рабочего времени в Excel: где он ломается
Многие начинают с таблицы: строка на сотрудника, столбец на день, в ячейке часы. Для пяти человек в офисе этого хватает. Таблица ломается в нескольких местах:
- часы вносят задним числом, по памяти, и цифры получаются круглыми;
- одну таблицу правят несколько человек, и кто-то затирает чужие данные;
- время не связано с заказами, поэтому себестоимость работ не посчитать;
- выездные сотрудники передают часы звонком или сообщением, и их кто-то переписывает;
- в конце месяца таблицу сверяют с 1С вручную.
Когда хотя бы два пункта про вас, пора переходить на программу. Как уйти от таблиц без потери данных: «Чем заменить Excel».
Что учитывает программа
| Что | Как записывается | Что из этого получается |
|---|---|---|
| Смены | начало и конец смены кнопкой на телефоне | отработанные часы за день и месяц |
| Время по заказам | время работы записывается на заказ или объект | сколько часов стоил каждый заказ |
| Этапы выезда | «в пути», «на месте», «начал», «закончил» | время в дороге и на объекте |
| Переработки | часы сверх смены | доплаты и перегруз людей |
| Простой | ожидание материала, клиента, техники | потери и их причины |
| Отсутствия | отпуск, больничный, отгул | кто доступен на неделю |
Набор зависит от работы. В офисе обычно хватает смен и времени по задачам. На производстве важнее время по заказам и простой. У выездной службы главное этапы выезда.
Учёт времени выездных сотрудников
У мастеров и монтажников отдельная отметка «начал смену» плохо работает: они забывают, а данные всё равно нужны по каждому выезду. Поэтому время удобнее брать из самой работы.
В нашей программе Control Brigade мастер нажимает «Поехал», «На месте», «Начал работу», и каждый этап записывается со временем. Из этого видно, сколько мастер был в дороге, сколько на объекте и сколько работал. Диспетчер видит статусы и точку мастера на карте. Заработок за наряд считается сразу и виден мастеру в приложении. Подробнее: «Учёт работы мастеров» и «Контроль выездных сотрудников».
Время по заказам и объектам
Самая полезная часть учёта времени для руководителя: сколько часов ушло на каждый заказ. Время записывается с привязкой к работе: столько-то часов на заказ одного клиента, столько-то на объект другого, столько-то в дороге.
Из этого получается настоящая себестоимость работы. Видно, какие заказы оказались дороже, чем считали, и какие виды работ вы недооцениваете в цене. Если время сравнить с нормой, видно, где работа идёт медленнее обычного. Как считать себестоимость вместе с материалами: «Программа для учёта материалов».
Учёт времени в офисе и на производстве
В офисе время удобно считать по задачам: сотрудник отмечает, над чем работал и сколько. Так видно, какие проекты и клиенты забирают больше всего часов. Если задачи уже ведутся в программе, время записывается прямо в них: «Программа для учёта задач».
На производстве время считают по участкам и заказам. Мастер участка отмечает начало и конец работы по заказу, и программа знает, сколько часов ушло на каждый заказ на каждом участке. Вместе с материалами это даёт себестоимость. Простой записывается с причиной: нет материала, сломан станок, ждали решения.
Выработка и начисления
Многие компании платят по выработке: за выполненные работы, за выезды, за объём. Программа считает начисления по каждой выполненной работе по вашему прайсу. Сотрудник видит свой заработок за день и за месяц сразу, а не в день зарплаты.
Когда заработок виден сразу, споров меньше. Сотрудник знает, за что получит, а руководитель видит, за что платит. Ведомость по сотрудникам за день, месяц или период собирается сама: выезды, оборот, материалы, начислено.
Табель и 1С
Официальный табель учёта рабочего времени для зарплаты и отчётности бухгалтерия ведёт в 1С. Программа его не заменяет, а снабжает данными: отработанное время за месяц уходит в 1С, и бухгалтер не переносит его из таблиц.
Так получаются два слоя. В 1С официальный табель и зарплата. В программе подробности: по каким заказам работали, сколько в дороге, где простой. Как устроен обмен с 1С: «CRM или 1С».
Отметка с телефона и честность данных
Учёт времени работает, только если отметкам можно верить. Несколько правил помогают:
- каждый отмечается со своего телефона под своим входом;
- для выездных сотрудников отметка привязана к наряду и адресу;
- исправление отметки задним числом записывается в историю: кто, когда и почему поменял;
- начало работы на объекте можно подтвердить фото «до».
Цель не в слежке, а в том, чтобы данным можно было доверять при расчёте денег. Если сотрудники видят, что их заработок считается честно по их же отметкам, они сами следят за аккуратностью.
Что видит руководитель
- кто сейчас на смене и где;
- отработанные часы за день, неделю и месяц по каждому;
- переработки и простой с причинами;
- часы по заказам и объектам в сравнении с нормой;
- начисления по выработке.
Эти цифры выводятся на экран руководителя рядом с продажами и деньгами. В диспетчерской Control Brigade, например, на главном экране видно, сколько мастеров на смене. Какие показатели выводить: «Показатели для руководителя».
Как выбрать программу
- Решите, что нужно: смены, время по заказам, этапы выездов или всё вместе.
- Определите, как сотрудники будут отмечаться: телефон, компьютер, этапы работы.
- Решите, как считаются деньги: оклад, часы, выработка.
- Отметьте связи: 1С для зарплаты, учёт заказов, диспетчерская.
- Проверьте на одной смене или одном выезде от начала до начисления.
Если учёт времени нужен только для табеля, хватит 1С и простой отметки. Если время должно связываться с заказами и выработкой, его лучше вести в той же программе, где заказы и наряды.
Частые ошибки
- Записывать время задним числом. Цифры становятся круглыми и неточными.
- Вести время отдельно от заказов. Тогда непонятно, сколько стоила каждая работа.
- Требовать от выездных сотрудников отдельных отметок. Они забывают, лучше брать время из этапов работы.
- Не показывать сотрудникам их данные. Тогда учёт выглядит как контроль, а не как честный расчёт.
Сколько стоит учёт рабочего времени
Учёт времени обычно делается частью приложения для сотрудников или системы учёта. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Приложение для iPhone и Android с работой без сети входит в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, кто у вас работает и как сейчас считается их время. Мы предложим, как устроить учёт, и назовём срок и цену. Подробнее: «Приложение для сотрудников».