Зачем учитывать сотрудников в программе
В компании с рабочими, бригадами и выездными сотрудниками руководителю каждый день нужно знать: кто сегодня вышел, кто где работает, хватит ли людей на завтрашние объекты, у кого заканчивается допуск. Если это держится в голове прораба и в таблице, ошибки неизбежны. На объект отправляют человека без нужного удостоверения, бригада простаивает без задания, а выработку считают в конце месяца по памяти.
Программа для учёта сотрудников собирает это в одном месте. Не кадровые документы, а работу людей: смены, объекты, допуски, выработку.
Что хранится в карточке сотрудника
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Контакты и должность | кто это и как связаться |
| Бригада и руководитель | кому подчиняется |
| Допуски и удостоверения | на какие работы можно ставить, до какого срока |
| Медосмотры | когда пройден и когда следующий |
| Инструмент и спецодежда | что числится за сотрудником |
| Смены и график | когда работает |
| Объекты | где работал и работает |
| Выработка и начисления | сколько сделал и заработал |
Допуски и удостоверения
Для многих работ нужны допуски и удостоверения: электробезопасность, работа на высоте, сварка, стропальщик, водительские категории. У каждого свой срок. Программа хранит их в карточке сотрудника и напоминает заранее о продлении. Сотрудника с просроченным допуском программа не поставит на работу, где он нужен.
Медосмотры работают так же: дата прохождения и следующая дата, напоминание руководителю и сотруднику. У водителей в нашей программе Control Concrete медосмотр, осмотр машины и путевой лист оформляются перед сменой прямо в приложении.
Смены и графики
У каждого сотрудника свой график: пятидневка, сменный, вахта. Программа показывает, кто работает сегодня и завтра, и кто в отпуске или на больничном. При планировании работ видно, хватает ли людей нужной квалификации.
Сотрудник отмечает начало и конец смены с телефона, а у выездных время берётся из этапов работы. Подробнее: «Учёт рабочего времени».
Работа на объектах
Сотрудники и бригады распределяются по объектам. Прораб видит, кто на его объекте сегодня, руководитель видит распределение людей по всем объектам. Если на объекте не хватает людей, это видно заранее, и можно перебросить бригаду.
У выездных служб вместо объектов наряды. В нашей программе Control Brigade диспетчер видит мастеров на смене и точку каждого на карте, а мастер получает наряды на телефон. Подробнее: «Control Brigade».
Выработка и начисления
Рабочим и мастерам часто платят по выработке. Программа считает начисления по выполненным работам и нарядам по вашим расценкам. Сотрудник видит свой заработок за день и месяц сразу, а не в день зарплаты. Ведомость по сотрудникам за период собирается сама: выезды, объём, материалы, начислено.
Когда заработок виден сразу, споров меньше, а сотрудники сами следят за аккуратностью отметок. Подробнее: «Учёт работы мастеров».
Инструмент и спецодежда
За сотрудником числится выданный инструмент и спецодежда. При увольнении видно, что нужно вернуть. Если инструмент теряется у одного человека чаще, чем у других, это видно в истории. Подробнее: «Учёт оборудования и инструмента».
Программа и кадровый учёт в 1С
Кадровый учёт по закону, то есть приказы, трудовые договоры, отпуска, больничные, зарплата и отчётность, ведётся в 1С. Программа учёта сотрудников его не заменяет. Она ведёт работу и передаёт в 1С то, что нужно для зарплаты: отработанное время и начисления по выработке. Бухгалтер не переносит их из таблиц.
Новые сотрудники
Новый сотрудник получает доступ к приложению в первый день. Он видит свои задания, инструкции для своей должности и регламенты. В Control Brigade у мастера есть справочник: регламенты, техкарты и подсказки по объектам прямо в наряде. Новичок работает правильно с первого дня, а не учится на ошибках.
Субподрядчики и временные работники
На объектах рядом со своими сотрудниками часто работают субподрядчики, временные бригады, самозанятые. Их тоже удобно вести в программе: кто, на каком объекте, с какими допусками, сколько сделал и сколько ему причитается. У субподрядчика может быть свой вход в приложение с доступом только к его заданиям.
Расчёты с ними ведутся по выполненным работам и актам, а не по табелю. Программа показывает, сколько выполнено и принято, и сколько уже оплачено.
Что видит руководитель
- кто сегодня на смене и где;
- распределение людей по объектам;
- допуски и медосмотры, срок которых подходит;
- выработку и начисления по сотрудникам и бригадам;
- инструмент, который числится за сотрудниками.
Эти цифры собираются на одном экране: «Показатели для руководителя».
Как начать
- Заведите сотрудников с должностями и бригадами.
- Внесите допуски, удостоверения и медосмотры со сроками.
- Задайте графики и объекты.
- Поставьте приложение сотрудникам и обучите отмечать смены и работы.
- Настройте расценки для выработки и связь с 1С.
Частые ошибки
- Вести допуски в бумажной папке. Сроки пропускаются.
- Считать выработку в конце месяца по памяти.
- Не показывать сотрудникам их начисления.
- Пытаться заменить программой кадровый учёт в 1С.
- Требовать от рабочих вносить данные за компьютером. Им нужен телефон.
Сколько стоит
Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Приложение для сотрудников на iPhone и Android с работой без сети входит в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, сколько у вас сотрудников и где они работают. Мы предложим, как устроить учёт. Подробнее: «Приложение для сотрудников».