Зачем акт в приложении
Бумажный акт выполненных работ проходит долгий путь. Мастер заполняет его от руки на объекте, клиент подписывает, мастер везёт акт в офис, бухгалтер переносит данные в 1С. Акт теряется в машине, почерк не разобрать, сумма не сходится с прайсом, а бухгалтерия получает документы через неделю.
Акт в приложении собирается на месте из данных наряда. Мастер не пишет от руки, сумма считается по прайсу, подписи ставятся на экране, а клиент и бухгалтерия получают документ сразу.
Как это работает в Control Brigade
- Мастер получает наряд на телефон и приезжает на объект.
- На месте выбирает работы из прайса с ценами и надбавками: ночное время, сложный доступ, выезд за город.
- Добавляет материалы, фотографирует «до» и «после».
- Отмечает оплату: наличные, безнал, QR-код СБП или «по договору», в любых сочетаниях.
- Мастер и клиент расписываются на экране телефона. Если клиент не может, это фиксируется с причиной.
- Акт, счёт-договор, счёт на оплату, УПД и чек с печатью уходят клиенту по SMS, а бухгалтерии в 1С.
На скриншоте вверху страницы экран подписей в приложении мастера с примерными данными. Подробнее: «Control Brigade».
Что попадает в акт
| Поле | Откуда |
|---|---|
| Исполнитель и реквизиты | бланк организации в программе |
| Заказчик, адрес, телефон | наряд |
| Работы, количество, цены, сумма | прайс в наряде |
| Материалы | наряд |
| Способ оплаты и полученная сумма | отметка мастера |
| Время прибытия и завершения | этапы наряда |
| Подписи | экран телефона |
| Печать | бланк организации |
Бланки с печатями и шаблоны делаются для каждой организации компании, если их несколько. Если готовый акт нужно поправить, правка делается в одном месте: документы переиздаются по тем же ссылкам, а в истории видно, кто и что поменял.
Подпись клиента на экране
Подпись пальцем на экране телефона подтверждает, что клиент принял работу и согласен с суммой. Она сохраняется в акте и видна в PDF. Вместе с фото «до» и «после» это решает большинство споров: клиент видит, что подписывал, а у компании есть подтверждение.
Если с клиентом-компанией нужен юридически значимый электронный документооборот, используют ЭДО через операторов. Порядок подписания лучше договорить с клиентом заранее и прописать в договоре. Для частных клиентов обычно хватает подписи на экране и акта, отправленного на их телефон.
Работа без связи
Мастера часто работают там, где нет сети: подвалы, чердаки, загородные дома. Приложение Control Brigade сохраняет наряд, фото, подписи и акт на телефоне и отправляет, когда связь появится. Черновик отчёта не теряется, даже если телефон разрядился.
Акт в 1С
Бухгалтерии нужны документы в 1С. Акт из наряда уходит туда автоматически в тот же день. Бухгалтер не перепечатывает бумагу, номера и суммы совпадают. Если клиентов-компаний много, программа ежедневно проверяет их по ФНС. Подробнее о связи с 1С: «CRM с интеграцией с 1С».
Что видит руководитель
Когда акты оформляются в приложении, руководитель получает данные в тот же день:
- сколько актов закрыто сегодня и на какую сумму;
- выручку по мастерам и способам оплаты;
- наряды без подписи клиента и с причиной отказа;
- исправленные акты с историей изменений;
- ведомость по мастерам: выезды, оборот, материалы, начислено.
Никакой бумаги в конце недели и пересчёта в таблице. Как вести учёт работы бригад: «Учёт работы мастеров».
Бесплатный бланк для разовых случаев
Если акт нужен разово, а программы пока нет, его можно бесплатно заполнить на нашем сайте: «Акт выполненных работ онлайн». Бланк без регистрации, считает сумму прописью и НДС, печатается, сохраняется в PDF и скачивается для Word. Акт собирается в браузере, на сервер ничего не уходит.
Бланк удобен для редких актов. Когда актов десятки в день и их нужно связывать с нарядами, оплатами и 1С, нужна программа.
Кому подходит
- аварийно-сантехническим и электромонтажным службам;
- сервисным центрам и мастерским, которые ездят к клиентам;
- монтажным бригадам: окна, кондиционеры, видеонаблюдение;
- клининговым компаниям;
- службам обслуживания оборудования.
Отдельно по отраслям: «Программа для сантехников», «Программа для клининговой компании», «Программа для ремонтной компании».
Частые ошибки
- Заполнять акт от руки на объекте и переносить в офисе.
- Писать работы своими словами вместо прайса. Суммы у мастеров расходятся.
- Не брать фото «до» и «после». Споры с клиентами решаются словами.
- Отправлять акты клиенту пачкой в конце месяца.
- Вносить акты в 1С вручную.
Сколько стоит
Control Brigade в среднем стоит 15 000 ₽ в месяц, адаптация под вашу службу 0 ₽: прайс, бланки с печатями, роли сотрудников. Если нужна своя программа с особыми документами, разработка от 15 000 ₽, срок до месяца. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, сколько у вас мастеров и как сейчас оформляются акты. Покажем Control Brigade на ваших примерах. Подробнее о нарядах: «Электронный заказ-наряд».