Что должно быть в программе для учёта клиентов
Карточка клиента
Название или имя, телефоны, почта, адреса, контактные лица и реквизиты для документов. На каждого клиента одна карточка: программа замечает дубли по телефону.
История
Все заказы, звонки, письма, оплаты и заметки по клиенту в одной ленте. Новый менеджер открывает карточку и за минуту понимает, что было раньше.
Напоминания и задачи
Перезвонить через неделю, отправить счёт, проверить оплату. Программа сама напоминает менеджеру, и клиент не теряется, когда сотрудник в отпуске.
Заявки с сайта
Заявка с формы на сайте сама попадает в программу: находит клиента по телефону или заводит нового и назначает ответственного.
Права доступа
Менеджер видит своих клиентов, руководитель видит всех. Базу нельзя выгрузить целиком без разрешения.
Отчёты
Сколько новых клиентов пришло, откуда, сколько из них купили и кто из менеджеров работает лучше. Какие цифры смотреть каждый день: «Дашборд руководителя».
Таблица, готовая программа или своя
Таблица Excel подходит, пока клиентов немного и с ними работает один человек. Когда менеджеров несколько, таблица начинает терять клиентов и историю. Когда пора уходить с таблиц: «Чем заменить Excel для учёта».
Готовая CRM удобна, если продажи у вас устроены как у всех: звонок, встреча, счёт, оплата. Что спросить у поставщика до покупки: «Как выбрать CRM».
Своя CRM нужна, когда у клиента долгий путь со своими этапами, нужна глубокая связь с 1С и складом или данные нужно хранить на своём сервере. Когда это окупается: «Своя CRM с нуля».
Как не потерять клиентов при переходе
- Собираем базу. Таблицы, старая программа, телефоны менеджеров: находим, где сейчас хранятся клиенты.
- Чистим дубли. Один и тот же клиент часто записан несколько раз с разными телефонами. Объединяем такие записи до переноса.
- Переносим историю. Вместе с контактами переезжают заказы, оплаты и заметки.
- Обучаем сотрудников. Менеджеры учатся на своих настоящих клиентах.
Как это сделано у нас
Свою CRM мы сделали сами и работаем в ней каждый день. Заявка с формы на нашем сайте сразу появляется в CRM: программа находит клиента по телефону или заводит нового, открывает сделку и назначает ответственного менеджера, а продажи получают уведомление на телефон. Повторная заявка в течение суток попадает в ту же сделку.
Похожую программу можем сделать и для вас. Работать она будет на сервере в России, нашем или вашем.