Зачем учитывать оборудование и инструмент
В компаниях, которые работают на объектах, инструмент постоянно в движении. Перфоратор ушёл на один объект, лестница на другой, измерительный прибор у мастера в машине. Через месяц половину вещей никто не может найти, а на новом объекте покупают то, что уже есть. Дорогой прибор пропускает поверку, и работы по нему приходится переделывать.
Учёт оборудования и инструмента закрепляет за каждой вещью место и ответственного. В любой момент видно, где она, у кого и в каком состоянии.
Отдельно об обслуживании оборудования клиентов по графику: «Программа для обслуживания оборудования». Здесь речь о своём оборудовании и инструменте компании.
Что хранится в карточке
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Название и модель | что это |
| Серийный или инвентарный номер | отличить одинаковые вещи |
| Где находится | склад, объект, машина |
| У кого на руках | ответственный сотрудник |
| Состояние | исправен, в ремонте, списан |
| Стоимость | сколько стоит потеря |
| Ремонты и обслуживание | история и даты |
| Поверка | для измерительных приборов: когда и до какого числа |
| Фото и документы | паспорт, гарантия, акты |
Выдача и возврат
Главное в учёте инструмента: выдача и возврат. Кладовщик или бригадир открывает карточку, выбирает, кому или на какой объект выдан инструмент, и подтверждает. Сотрудник видит в приложении, что числится за ним. При возврате инструмент возвращается на склад, а при необходимости отмечается состояние.
Если инструмент передаётся с объекта на объект, это тоже записывается. В любой момент видно, сколько инструмента на каждом объекте и у каждого сотрудника.
QR-коды и телефон
Чтобы учёт не отнимал время, на инструмент клеится метка с QR-кодом. Сканирование камерой телефона открывает карточку, а выдача и возврат занимают пару нажатий. Не нужно искать инструмент в списке по названию, особенно когда одинаковых много.
Приложение работает и без связи: на объекте данные сохраняются на телефоне и уходят позже. Подробнее о приложениях для сотрудников: «Приложение для сотрудников».
Ремонт, обслуживание и поверка
Каждый ремонт записывается в историю: что сломалось, кто ремонтировал, сколько стоило. Если вещь ломается часто, это видно, и её проще заменить, чем чинить снова.
Для оборудования, которому нужно регулярное обслуживание, задаётся график, и программа напоминает о нём. Для измерительных приборов задаётся дата следующей поверки. Прибор с просроченной поверкой подсвечивается, и его не выдадут на объект. Пропущенная поверка обходится дороже, чем напоминание.
Списание и потери
Инструмент ломается и теряется. Списание записывается с причиной: износ, поломка, утеря. Если потери регулярно случаются у одной бригады или на одном объекте, это видно в отчёте. Стоимость списанного инструмента видна по месяцам.
Инвентаризация
Раз в квартал инструмент пересчитывают. С метками это быстро: сотрудник проходит склад и объекты, сканирует метки, программа отмечает найденное. В конце видно, чего не хватает и где это должно быть по учёту. Расхождения разбираются с ответственными.
Оборудование и наряды
У выездных служб инструмент связан с работой. Мастер берёт прибор на смену, работает по нарядам, возвращает. Если инструмент привязан к мастеру, видно, с чем он поехал на вызов. В нашей программе Control Brigade у мастера есть справочник: регламенты, техкарты и подсказки по объектам, которые он видит в наряде. Подробнее: «Control Brigade».
Учёт оборудования и 1С
Бухгалтерия ведёт основные средства в 1С: стоимость, амортизация, налоги. Это нужно для отчётности, но не показывает, где вещь сейчас и у кого. Учёт оборудования в программе отвечает именно на это. Две системы можно связать: инвентарные номера и стоимость из 1С, место и ответственный из программы.
Аренда оборудования
Компании, которые сдают оборудование в аренду, ведут тот же учёт, только вещь уходит к клиенту. У выдачи появляются срок возврата, стоимость аренды и залог. Программа напоминает клиенту и менеджеру о сроке возврата, а при возврате фиксирует состояние с фото. Видно, какое оборудование сейчас в аренде, какое свободно и какое приносит больше денег.
Дорогая техника и транспорт
Для дорогой техники, например генераторов, компрессоров, спецтехники и машин, учёт подробнее: моточасы или пробег, топливо, плановое обслуживание по моточасам, страховка и документы. Программа напоминает о ТО по моточасам и об истекающих документах. Техника в ремонте не попадает в план работ.
Что видит руководитель
- где находится оборудование и у кого;
- сколько инструмента на каждом объекте и у каждой бригады;
- оборудование в ремонте и с подходящей поверкой;
- потери и списания по месяцам;
- результаты последней инвентаризации.
Как начать
- Составьте список оборудования и инструмента дороже определённой суммы. Мелочь можно учитывать как расходники.
- Присвойте номера и наклейте метки.
- Заведите карточки и укажите, где что сейчас и у кого.
- Договоритесь, что выдача и возврат записываются всегда.
- Через месяц проведите первую инвентаризацию по меткам.
Частые ошибки
- Учитывать всё до последнего шурупа. Учёт мелочи отнимает больше, чем она стоит.
- Записывать выдачу, но не возврат.
- Не закреплять ответственного за инструментом на объекте.
- Не ставить напоминания о поверке.
- Вести учёт в таблице на складе. Бригада на объекте его не видит.
Сколько стоит
Учёт оборудования и инструмента мы обычно делаем частью системы учёта или приложения для сотрудников. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Приложение для сотрудников с работой без сети входит в цену. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе.
Расскажите, сколько у вас инструмента и где он сейчас теряется. Мы предложим, как устроить учёт. Подробнее: «Разработка системы учёта».