Когда программе нужна доработка
Компания меняется быстрее программы. Появился новый вид услуг, второй склад, выездные сотрудники, крупный клиент со своими требованиями к документам. Программа, которая год назад подходила идеально, теперь требует обходных путей: таблица рядом, ручной пересчёт, звонок коллеге.
Это нормальная жизнь программы, а не её недостаток. Вопрос только в том, что выгоднее: доработать то, что есть, или сделать новую.
Дорабатывать или писать заново
| Признак | Дорабатывать | Писать заново |
|---|---|---|
| Сотрудники в целом довольны | да | |
| Не хватает отдельных полей, отчётов, прав | да | |
| Нужна связь с 1С, сайтом, банком | да | |
| Каждая правка ломает что-то другое | да | |
| Исходного кода нет или он у бывшего подрядчика | да | |
| Программа работает только на одном старом компьютере | да | |
| Программа медленная, и ускорить её нельзя | да | |
| Порядок работы компании поменялся целиком | да |
Обычно доработка дешевле и быстрее. Новая программа нужна, когда доработки обходятся дороже, чем новая разработка, или когда старую уже нельзя безопасно менять.
Что можно доработать
Большинство доработок попадает в несколько групп:
- новые поля, статусы и этапы: например, этап «замер» в заказе;
- права доступа: новая роль «кладовщик» с доступом только к складу;
- шаблоны документов: счета, акты, договоры под новые требования;
- отчёты: отчёт по складу, по мастерам, по клиентам;
- новые разделы: склад, выезды, задачи;
- связи с другими программами: 1С, сайт, банк, телефония, маркетплейсы;
- приложение для сотрудников на телефоне;
- скорость: ускорить список заказов или поиск.
Такие доработки мы делаем постоянно в рамках сопровождения. Например: отчёт по складу по просьбе клиента, роль «кладовщик» с правами, ускорили список заказов, обучили новых сотрудников.
Примеры доработок по разделам
| Раздел | Что обычно дорабатывают |
|---|---|
| Продажи | новый этап сделки, обязательные поля, причины отказа, отчёт по менеджерам |
| Склад | второй склад, перемещения, списание на заказ, напоминание о закупке |
| Документы | новый шаблон акта или договора, печать с подписью, отправка клиенту |
| Выезды | приложение мастера, фото и подпись, работа без сети, ночная смена |
| Деньги | разнесение выписки банка, долги, абонентские счета по расписанию |
| Связи | обмен с 1С, заявки с сайта, телефония, маркетплейсы |
| Отчёты | новый отчёт, выгрузка в Excel, показатели руководителя |
Чаще всего доработка начинается с одного раздела, а потом тянет за собой соседний. Добавили второй склад, и понадобились перемещения. Добавили приложение мастера, и понадобилась подпись клиента. Это нормально, и лучше делать по шагам.
Как выбрать, что дорабатывать первым
Пожеланий всегда больше, чем времени. Чтобы не распыляться, полезно разложить их по трём вопросам:
- Мешает ли это работе прямо сейчас. Ошибки и то, из-за чего сотрудники ведут таблицу рядом, идут первыми.
- Сколько людей это затрагивает. Изменение для всего отдела важнее удобства одного сотрудника.
- Даёт ли это деньги или убирает потери. Связь с банком, которая находит неоплаченные счета, важнее нового цвета кнопки.
Остальное идёт в очередь. Мы помогаем разложить пожелания и говорим, сколько займёт каждое.
Как описать задачу на доработку
Хорошее описание экономит дни переписки. В нём достаточно ответить на четыре вопроса:
- Что сейчас: «менеджер выставляет счёт на весь заказ сразу».
- Что нужно: «выставлять счёт на часть заказа, например на предоплату».
- Кто будет этим пользоваться: «менеджеры и бухгалтер».
- Пример: номер заказа, где это понадобилось.
Снимок экрана и пример документа, если речь о шаблоне, помогают ещё больше.
Как проходит доработка
- Вы описываете, что мешает. Лучше всего на примере: какой заказ, что сделали, что хотели получить.
- Мы предлагаем решение и называем срок. Если доработка платная, называем цену до начала работ.
- Делаем и проверяем на копии программы, чтобы не мешать рабочей.
- Выкладываем в спокойное время и предупреждаем сотрудников, что поменялось.
- Если нужно, обновляем инструкции и показываем новое тем, кто будет с ним работать.
Каждое изменение записывается в историю: что поменяли и когда. Если что-то пойдёт не так, прошлую версию можно вернуть.
Доработки программ из каталога
У нас есть готовые программы, например Control Brigade для выездных служб. Их мы настраиваем под компанию бесплатно, а дальше дорабатываем по ходу работы. Доработки в большинстве случаев входят в абонентскую плату: свой прайс, новые бланки, новая роль сотрудника, новая связь с другой программой.
Так получается гибкость своей программы без её цены. Готовая основа уже работает у других компаний, а то, что нужно именно вам, мы добавляем. Все программы каталога: «Каталог».
Как не потерять данные при доработке
Доработка не должна трогать то, что уже накоплено. Поэтому перед каждой выкладкой делается резервная копия, а изменения сначала проверяются на копии программы с вашими данными. Если доработка меняет устройство данных, например поле разбивается на два, старые записи переносятся в новый вид, и это тоже проверяется до выкладки.
После выкладки мы смотрим, что программа работает как раньше, и пишем, что поменялось. Если сотрудник заметил что-то странное, это проверяется в первую очередь.
Доработка чужой программы
Бывает, что программу делал другой подрядчик, а он больше не отвечает или берёт месяцы на каждую правку. Такую программу можно взять на доработку, если есть исходный код и доступ к серверу.
Начинаем с того, что разбираемся в программе: как она устроена, где хранит данные, что от чего зависит. Описываем это простым языком и только потом предлагаем изменения. Иногда по итогам выясняется, что программу дешевле сделать заново. Тогда мы говорим об этом прямо и объясняем почему.
Если исходного кода нет, доработать программу нельзя. В этом случае делаем новую и переносим в неё данные из старой.
Кто должен дорабатывать программу
Доработку лучше делать тем, кто знает программу изнутри. Чужой программист потратит время, чтобы разобраться, и может случайно сломать то, о чём не знал. Поэтому свои программы мы и дорабатываем сами.
Программисты работают в Екатеринбурге, поэтому правки не уходят в долгую очередь. Наш девиз: срочно, качественно и быстро. Небольшие изменения занимают дни, новый раздел или связь с другой программой занимают одну-три недели.
Если дорабатывать уже нельзя
Когда доработка не имеет смысла, делаем новую программу. Первая версия обычно готова в течение месяца. Данные из старой программы переносим: клиентов, заказы, историю, остатки. Сотрудники начинают работу с заполненной базы, а старую программу можно закрыть после недели параллельной работы.
Как проходит разработка новой программы: «Разработка системы учёта» и «Своя CRM с нуля». Если сейчас всё держится на таблицах: «Чем заменить Excel».
Доработка 1С
Конфигурации 1С, например «Бухгалтерию» или «Управление торговлей», дорабатывают франчайзи 1С. Это отдельная работа. Мы делаем программы, которые работают рядом с 1С: CRM, учёт заказов, приложения для сотрудников. Они обмениваются с 1С данными, а бухгалтерия продолжает работать в 1С как раньше. Подробнее: «CRM или 1С».
Сколько стоит доработка
Для программ, которые мы сопровождаем, доработки в большинстве случаев входят в абонентскую плату. Отдельно оплачиваются только крупные работы, и о цене мы говорим заранее. Если программа не наша, сначала смотрим её и называем цену доработки после разбора.
Опишите, что сейчас мешает в вашей программе. Мы скажем, можно ли это доработать, сколько это займёт и сколько будет стоить. Подробнее об услуге: «Сопровождение и доработка программ».