Зачем учитывать доходы и расходы отдельно от бухгалтерии
Бухгалтерия отвечает на вопросы налоговой. Руководителю нужны другие ответы. Сколько денег пришло на этой неделе. На что ушли деньги в этом месяце. Какое направление приносит прибыль. Хватит ли денег на зарплату через две недели. Бухгалтерская отчётность отвечает на эти вопросы поздно и не в тех разрезах.
Учёт доходов и расходов ведётся для руководителя: по вашим статьям, направлениям, клиентам и в тот же день. Он не заменяет бухгалтерию, а использует те же деньги и документы, разложенные по-другому.
Подробно о том, как устроен управленческий учёт целиком: «Управленческий учёт в программе». Здесь о самой частой его части: деньгах.
Что учитывать
| Что | Откуда данные | Что даёт |
|---|---|---|
| Поступления | банк, касса, эквайринг | сколько пришло и от кого |
| Расходы | банк, касса, подотчёт | на что ушли деньги |
| Статьи | правила разнесения | расходы по видам: аренда, зарплата, материалы |
| Направления | привязка к заказам и сделкам | прибыль по каждому направлению |
| Долги клиентов | выставленные счета | сколько вам должны |
| Свои обязательства | счета поставщиков, налоги, зарплата | сколько должны вы |
| Остаток и прогноз | всё вместе | хватит ли денег |
Банк и разнесение платежей
Больше всего времени в ручном учёте уходит на разнесение выписки: какой платёж к какому счёту и статье. Программа делает это сама.
В нашей CRM выписка забирается из банка автоматически, поступления относятся к счетам клиентов по сумме и назначению платежа, а регулярные списания, например зарплата, налоги и хостинг, правила относят к статьям затрат. Всё спорное ждёт бухгалтера с подсказкой: от кого платёж, какие счета подходят и почему программа не отнесла его сама. Выписка выгружается файлом для 1С: Бухгалтерии. Подробнее: «Кейс CRM АДРИАН».
Статьи доходов и расходов
Статьи задаются один раз под вашу компанию. Слишком мелкие статьи мешают так же, как слишком крупные. Обычно хватает такого деления:
- Доходы по направлениям: например, продажа, монтаж, обслуживание.
- Прямые расходы: материалы, подрядчики, доставка, комиссии.
- Зарплата и налоги на неё.
- Общие расходы: аренда, связь, программы, реклама.
- Налоги и кредиты отдельно.
Каждый платёж относится к статье по правилу или вручную. Через месяц видно, на что уходят деньги, и где можно сэкономить.
Прибыль по направлениям
Если поступления и прямые расходы привязаны к заказам и сделкам, программа показывает прибыль по каждому направлению: выручка минус прямые расходы минус доля общих. Часто оказывается, что направление с большой выручкой приносит мало, а небольшое даёт основную прибыль. С этими цифрами решения о ценах и развитии принимаются по фактам.
Прогноз денег
Кассовый разрыв опасен тем, что его видно поздно. Программа складывает текущий остаток, ожидаемые оплаты по выставленным счетам и плановые платежи: зарплата, аренда, налоги, поставщики. Получается прогноз остатка на несколько недель вперёд.
Если в какой-то день остаток уходит в минус, это видно заранее. Можно напомнить клиентам о долгах, перенести платёж поставщику или договориться о кредите вовремя.
Долги клиентов
Долги клиентов часто съедают деньги компании незаметно. Программа показывает, кто сколько должен и как давно. Просроченные счета подсвечиваются, менеджер видит долг в карточке клиента до новой отгрузки, а после срока программа напоминает о нём. На скриншоте вверху страницы экран документов CRM: выставлено и оплачено за месяц, дебиторская задолженность и просрочка, с примерными данными.
Отчёты для руководителя
- поступления и расходы за неделю и месяц по статьям;
- прибыль по направлениям;
- остаток на счетах и прогноз на несколько недель;
- долги клиентов и сроки;
- план и факт по доходам и расходам.
Эти цифры собираются на одном экране и открываются с телефона: «Показатели для руководителя».
Учёт денег и 1С
Бухгалтерия остаётся в 1С. Программа учёта получает из банка те же платежи и передаёт в 1С выписку и документы. Руководитель смотрит деньги в своём разрезе, бухгалтер ведёт учёт по правилам. Как устроен обмен: «CRM с интеграцией с 1С».
Подотчёт и наличные
В компаниях с выездными сотрудниками часть расходов идёт через подотчёт: мастер купил материал на объекте, водитель заправил машину. Такие расходы записываются с телефона с фото чека, привязываются к заказу или объекту и проверяются бухгалтером. Сотрудник видит, сколько за ним числится и что ещё нужно отчитать.
Наличные, которые мастер получил от клиента, тоже записываются в наряде. В нашей программе Control Brigade мастер отмечает способ оплаты: наличные, безнал, QR-код СБП или по договору. Руководитель видит, сколько наличных на руках у каждого мастера.
Как перейти с таблицы
- Договоритесь о статьях доходов и расходов.
- Подключите банк, чтобы выписка приходила сама.
- Задайте правила разнесения для регулярных платежей.
- Перенесите данные за последние месяцы, чтобы было с чем сравнивать.
- С начала следующего месяца ведите учёт только в программе.
Частые ошибки
- Путать выручку и деньги. Продали много, а денег нет, потому что клиенты не заплатили.
- Разносить выписку вручную раз в месяц. Цифры опаздывают и содержат ошибки.
- Делать слишком много статей. Через месяц никто не помнит, куда относить платёж.
- Не смотреть прогноз. Кассовый разрыв становится сюрпризом.
Сколько стоит
Учёт доходов и расходов мы обычно делаем частью CRM или системы учёта, чтобы деньги были рядом с клиентами и заказами. Разработка стоит от 15 000 ₽, срок до месяца. Связь с банком и 1С добавляет по 5 000 ₽ к интеграции. Посчитать свою задачу можно в калькуляторе. Для малого бизнеса действует скидка 70% на 5 лет.
Расскажите, где сейчас ведутся деньги компании и какие отчёты вам нужны. Мы предложим, как собрать их без ручной сводки. Подробнее: «Дашборд для руководителя».